Coronavirus : si vous organisiez un webinar ?

En période de crise, il est fondamental de pouvoir rester en contact avec ses collaborateurs, clients et partenaires. Mais quand on ne peut pas organiser d’événement, comme pendant cette période de confinement, comment faire ? Eh bien, c'est le digital qui va vous aider ! Laissez une agence événementielle vous guider dans ce monde fantastique des webinars.

Qu’est-ce qu’un webinar ?

Un webinar (ou webinaire pour les plus Français d’entre nous) est la contraction des mots "web" et "seminar". Ce sont donc des séminaires en ligne que vous pouvez diffuser en live mais aussi en rediffusion. Ils permettent de rassembler plusieurs personnes qui ne travaillent pas forcément dans la même ville ou le même pays. Il existe plusieurs formes de webinar. Il y en a qui prennent la forme de conférences, d’autres celle de formations en ligne ou encore de réunions. C’est un outil intéressant à mettre en place si vous ne pouvez pas vous déplacer par exemple. Mais il est également possible de combiner séminaire en présentiel et webinar. Grâce aux technologies actuelles, un smartphone suffit pour diffuser une conférence en live ! Cela peut être très utile si la date de votre séminaire ne permet pas à tout le monde d’être présent par exemple. Organiser un webinar possède également une dimension écologique. En effet, plus besoin de faire se déplacer différentes personnes pour un séminaire.

Tout le monde peut le consulter depuis son bureau (ou son canapé). Si vous pensez à organiser un événement éco-responsable alors le webinar est peut-être une bonne solution pour vous. Néanmoins, le digital n’est pas une ressource totalement verte. En effet, on considère que chaque année, Internet est responsable de 10% des consommations d’électricité du monde. Le web est donc plus écologique mais il ne faut pas non plus en abuser ! Néanmoins, durant la période de confinement que nous vivons actuellement, les webinars peuvent être de bonnes solutions pour maintenir l’activité événementielle de votre entreprise. Cela permet de garder le lien avec vos employés ou encore avec vos partenaires et clients.

Créer un webinar pour qui ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un webinar, il est temps de déterminer pour qui vous voulez le créer. Quand on vous parle de séminaire, la première cible qui vous vient en tête est sûrement vos employés. Et en effet, il peut être très intéressant de mettre en place un webinar pour vos employés durant le confinement. Cela peut être un bon moyen pour vous de garder le contact avec eux malgré l’éloignement physique. Un webinar peut également être une formation pour leur apprendre à utiliser les différents outils de télétravail par exemple. Tout au long de l’année, vous pouvez mettre en place des webinar de formation sur une plateforme dédiée. Vos employés y trouveront ainsi différentes ressources qui pourront leur être utiles dans leur travail. Bref, vos collaborateurs sont très souvent la cible principale de vos webinar mais vous allez voir que ce ne sont pas les seuls !

En effet, vous pouvez également proposer un webinar pour des personnes extérieures à votre entreprise. Que ce soit vos partenaires, des clients ou même des étudiants, il est possible de leur proposer des conférences engageantes. Cela pourra, par exemple, vous permettre de trouver de nouveaux prospects. C’est surtout l’occasion pour votre entreprise de montrer son expertise sur un sujet qu’elle maîtrise. Vous pourrez ainsi communiquer à votre cible BtoB. Pour réaliser un webinar, vous pouvez également inviter un expert qui viendra appuyer vos propos. Bien évidemment, un nom connu attirera une cible plus large. Mais vous pouvez également consommer des webinars de votre côté ! Cela vous permettra d’en connaître les codes mais aussi d’apprendre de nouvelles compétences. De nombreuses entreprises réalisent aujourd’hui des webinars qui pourront vous être utiles pour le futur.

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Comment organiser un webinar ?

Vous avez donc compris l'intérêt d’organiser des webinar pour votre entreprise, que ce soit en communication interne ou externe. Mais comment se passe exactement l’organisation d’un séminaire en ligne ? Tout d’abord, il vous faut sélectionner un thème. Il peut toucher directement ou indirectement votre entreprise. Dans le second cas, faire appel à un expert vous permettra de gagner en légitimité. Deuxièmement, il vous faudra choisir un orateur. En effet, tout le monde n’est pas qualifié pour s'exprimer à l’oral, surtout devant une grande assistance (même virtuelle). Il faut donc sélectionner une personne à l’aise en public et avec une bonne diction. L'idéal reste de choisir quelqu’un qui représente bien votre marque. Les prises de parole sont des moments importants, ils permettent de rendre votre marque plus “humaine”. Pour savoir qui choisir, vous pouvez faire appel à une agence événementielle.

Troisièmement, vous devez choisir comment diffuser votre webinar. Il peut être en live mais aussi en “replay”. Vous pouvez également choisir de le proposer en rediffusion sur votre site web. Il est également possible de faire payer la participation à un webinar, comme pour une conférence ou un workshop classique. Mais pour cela, il faut être sûr de proposer du contenu enrichissant. Enfin, vous allez devoir faire la promotion de votre webinar. Pour cela, vous allez évidemment passer par le digital et les réseaux sociaux. Si votre cible est interne, lancez une alerte par email ou à travers vos différentes plateformes de discussion (Slack, WhatsApp…). Pour une cible externe, vous pouvez faire de la prospection via une newsletter et un CRM mais aussi informer vos potentiels partenaires via LinkedIn. Ce réseau social est parfait pour réaliser votre communication BtoB. Dans tous les cas, il est indispensable d’informer votre communauté sur l'existence de ce webinar.

Cinq outils pour organiser un webinar facilement

Il existe de nombreuses plateformes pour vous aider à organiser un webinar. Toutes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Pour vous aider à choisir, et grâce à notre expertise d’agence événementielle, voici une sélection de nos cinq préférées.

Google Hangout

Google Hangout est sûrement l’outil le plus simple à utiliser pour organiser un webinar. Il est directement intégré à votre compte Google et vous permet de lancer des visioconférences rassemblant jusqu’à 10 personnes. Vous possédez très certainement un compte Google et vos collaborateurs aussi. Cet outil peut donc être utilisé pour vos webinars mais aussi pour le télétravail. Au vu de ses capacités (10 personnes maximum) il est plus pertinent d’utiliser Google Hangout pour vos séminaires digitaux internes. Il vous permet également d’utiliser des outils de la suite Google, comme le Drive, pendant votre visioconférence. Cela peut se révéler très pratique si vous souhaitez diffuser une présentation Slides directement pendant votre conférence.

Adobe Connect

Adobe Connect propose une option webinar très complète. Elle vous permet de tout gérer sur le même logiciel, des inscriptions à la diffusion de votre conférence.  Cet outil vous permet par exemple de créer des microsites pour faire la promotion de votre webinar. Vous avez également la possibilité de personnaliser le design de l’interface pour le faire coller à votre identité de marque et à vos besoins. Il est également possible de dialoguer avec les participants via un chat. Cette option est très pratique pour rendre votre événement plus humain. Car c’est ce qui peut parfois manquer lors d’un webinar. Enfin, Adobe Connect propose des outils d'analyse pour mesurer l'efficacité de votre séminaire.

Webinato

Avec Webinato, vous pouvez pré-enregistrer votre webinar afin de le diffuser plusieurs fois. Une option très pratique si vous souhaitez vendre une formation par exemple. Cela peut également permettre à vos collaborateurs de visionner plusieurs fois une conférence. Avec cette fonctionnalité, vous n’avez plus besoin que tous les participants soient présents le même jour, à la même heure devant leur écran. Cela permet de leur offrir plus de flexibilité. Webinato propose également une personnalisation de l’arrière-plan pour qu’il corresponde à votre site web, comme Adobe Connect. Bien évidemment, vous pouvez également diffuser votre webinar en live ou le rediffuser suite à un live.

Twitch

Depuis quelques années, de nombreuses plateformes de live streaming ont vu le jour. La plus populaire d’entre elles est certainement Twitch. Elle connaît un grand succès auprès des gamers par exemple. Dit comme cela, vous pensez peut-être que cet outil ne sera pas adapté à l'organisation de webinars. Pourtant, Twitch possède toutes les caractéristiques nécessaires : diffusion live, possibilité d'interagir dans le chat, division de votre écran. De plus, Twitch est une plateforme gratuite, ce qui peut être un gros avantage en fonction de votre budget. Si vous souhaitez toucher une cible plus jeune en acquérant ses codes alors c’est plateforme idéale pour vous !

Webikeo

Ce dernier outil vous permet de créer une plateforme où vous pourrez faire la promotion et diffuser votre webinar. Comme Webinato, elle vous permet de gérer les inscriptions mais aussi d’exporter les adresses mails des participants pour les ajouter à votre CRM en prévision d’une nouvelle prise de contact. Cette plateforme est donc pensée comme un outil de prospection. Mais Webikeo vous propose également de participer à des webinars. En effet, le site recense toutes les conférences en préparation pour vous permettre d’y participer. Vous pourrez donc apprendre de nouvelles compétences ou participer à des conférences. Cette fonctionnalité est également très utile pour réaliser un benchmark et surveiller les sujets qui fonctionnent.