Événementiel : mesurer l'impact de votre événement
Comment savoir si organiser un événement a été bénéfique pour votre entreprise ? Tout simplement en mesurant ses effets sur votre marque grâce à différents KPI. Il est essentiel de passer par cette étape afin de pouvoir améliorer et affiner votre stratégie de communication événementielle. Découvrez tous nos conseils pour préparer le parfait reporting pour mesurer l'impact de votre événement.
Pourquoi mesurer l’impact de votre événement ?
Pourquoi est-il intéressant pour vous de mesurer l’impact qu’a eu votre événement ? Une des premières raisons est que cela va vous permettre de réaliser si votre communication a été efficace ou non. Vous allez ainsi apprendre beaucoup sur votre façon d’organiser des événements. Ces résultats peuvent vous aider à améliorer votre stratégie événementielle. Vous allez apprendre de vos erreurs pour être plus efficace lors de vos prochaines communications. L’analyse de ces résultats va donc être bénéfique pour le futur de votre marque. En effet, une entreprise est amenée à réaliser régulièrement des événements qu’ils soient internes ou externes. Et à chaque fois, il y a des éléments à améliorer. Si les résultats ne sont pas aussi intéressants que vous aviez espéré alors peut-être que votre plan de communication en amont de l’événement n’était pas assez important. Cela peut être un élément à prendre en compte pour une prochaine édition.
De plus, analyser vos performances va vous permettre de mieux définir vos objectifs pour vos prochains événements. Vous allez pouvoir affiner votre cible mais aussi vos attentes afin d’augmenter l’impact de ce type de communication. Cela sera également utile pour voir s’il a été rentable pour vous d’organiser un événement. Bien évidemment, cela dépend des objectifs que vous aviez en le concevant. Enfin, si vous organisez un événement avec l’aide de partenaires économiques, leur montrer l’impact qu’il a eu sur votre cible permettra de les rassurer. Cette réassurance leur donnera envie de retravailler avec vous sur de prochains projets. Car s’ils travaillent avec vous c’est avant tout pour la visibilité que cela leur offre. Vous devez donc leur faire comprendre que cette collaboration est “rentable” pour eux. Et pour ça, rien de mieux que des chiffres !
Définir vos objectifs
Vous l’avez compris, mesurer l’impact de votre événement vous permettra de savoir si vous avez atteint vos objectifs. Mais pour cela, il faut déjà avoir établi des objectifs ! Vous devez les définir avant même de réfléchir à votre événement. Pourquoi organisez-vous cette soirée ? Pour lancer un produit ? Pour fêter l’anniversaire de votre entreprise ? Pour vendre votre nouvelle collection ? Il est essentiel de connaître la réponse à ces questions avant de définir le type d’événement que vous souhaitez organiser. Pour bien définir vos objectifs, il faut qu’ils soient quantifiés et mesurables. Vous pouvez suivre la méthode SMART. Cette dernière vous propose de vous arrêter sur des objectifs : Spécifiques, Mesurables, Ambitieux mais Réalisables et Temporellement définis. En effet, il est important d’avoir de l’ambition pour votre événement, mais il faut rester réaliste. Si vos objectifs sont trop hauts, alors vous serez forcément déçu. Pour vous aider à mieux définir les objectifs de votre événement, vous pouvez faire appel à une agence événementielle.
Définir vos objectifs en amont de votre événement vous permettra également de préparer votre reporting en avance. Cela va vous faire gagner du temps après l’événement afin de communiquer au plus vite vos résultats à vos équipes, mais aussi à vos partenaires. Le reporting est le document qui va rassembler toutes les données récoltées pour évaluer l’impact de votre événement. Vous devez définir comment collecter ces données avant votre soirée, car il est possible d’en mettre en place à ce moment-là. En bref, définir vos objectifs va vous aider à mieux préparer votre événement mais aussi à mieux évaluer son impact. Par ailleurs, la méthode SMART peut être appliquée à tout type de projets, qu’ils concernent la communication ou non.
Choisir les bons outils de mesure
Pour réaliser un reporting efficace, il faut choisir les bons éléments à analyser mais aussi les bons outils de mesure. Ils vont découler des objectifs que vous vous êtes fixés. Vous pouvez par exemple enregistrer le nombre de personnes présentes le jour de l’événement, le nombre d’articles vendus, la somme d’argent récoltée, le nombre de goodies distribués… Si votre objectif est d’organiser un événement pour vendre vos produits vous pouvez prendre en compte le nombre d’achats le jour J mais aussi ceux effectués plus tard, en les traquant grâce à un code promo donné lors de l'événement par exemple. Car s’il est possible de réaliser un reporting dès l’événement fini, il est également important d’également mesurer son impact sur les moyen et long termes. Vous pouvez bien évidemment demander à une agence événementielle de vous assister sur la rédaction de votre reporting.
Vous devez également créer un comparatif avec vos précédents événements. Cela vous permettra de savoir si vous avez amélioré vos résultats. Il est important d’avoir un point de comparaison pour cela. Le budget investi pour l'événement en question doit également faire partie de l’équation. Votre opération de communication doit être rentable pour être efficace. Que ce soit en termes de vente, de chiffre d’affaires ou même de notoriété, cet événement doit vous être profitable. Il est important de prendre en compte la valorisation de votre investissement. Par exemple, les retombées d’un événement dont l’objectif est de gagner en notoriété ne se verront pas immédiatement. Pour choisir les bons KPI à utiliser, tournez-vous vers une agence événementielle.
Ne pas oublier le digital
Mais les KPI ne se trouvent pas que du côté de votre événement. Aujourd’hui, vos invités vont poster énormément de contenu sur les réseaux sociaux par rapport à votre événement. Vous allez ainsi retrouver majoritairement des stories Instagram mais aussi des tweets, des posts LinkedIn ou Facebook. Bref, dans votre reporting, il faut également intégrer les différents contenus postés sur les réseaux sociaux que ce soit avant ou après votre soirée. Il est également de prendre en compte vos propres posts. Votre communication en amont de cet événement va se faire majoritairement via le digital, il faut donc mesurer cet impact. Pour cela, vous pouvez vous référer au nombre de vues sur vos photos ou stories, au nombre de likes ou de commentaires. Il est également important de prendre en compte vos mentions dans le contenu des autres. Que ce soit votre identifiant ou un hashtag qui a été utilisé, vous devez faire rentrer ce nombre dans votre reporting.
Il est également possible que vous ayez invité des influenceurs à votre événement. Leur contenu possède une portée beaucoup plus large que celle du reste de vos invités. Il est donc également important de prendre en compte leur contenu dans votre reporting, surtout si votre but est d’améliorer votre visibilité. Vous pouvez par exemple leur demander de vous fournir le nombre de vues qu’ils ont eu sur leurs stories lors de votre événement ou encore le nombre de clics depuis la mention de votre nom dans leurs posts. Toutes ces données sont accessibles, pour eux comme pour vous, dans la partie “Statistiques” de l’application Instagram. Cette fonctionnalité est accessible à tous, il suffit de basculer le compte de votre entreprise en compte professionnel (action totalement gratuite). Pour savoir comment intégrer l’influence à votre événement, retrouvez juste ici un article sur l'influence. Les influenceurs peuvent être un vrai boss dans la mise en place d’un plan de communication, que ce soit par rapport au digital ou à l’événementiel.
Ne pas seulement penser en quantité
La quantité de personnes qui se rend à votre événement ou le nombre de stories qu’ils vont faire n’est pas le seul indicateur de réussite. L’événementiel est un des domaines de la communication où l’on fait le plus appel à l’humain. Il est donc indispensable d’utiliser les KPI qui font référence à la qualité et non à la quantité. Pour cela, il va falloir mener votre enquête pour savoir ce qui a plus à vos invités mais aussi ce qui les a déçus. Les deux points de vue sont importants, car ils vont vous permettre de comprendre comment vous améliorer. Il faut donc interroger les personnes présentes lors de l’événement. Un simple “Ça vous a plus?” lorsque vous leur dites au revoir peut déjà être un bon indicateur. Mais vous pouvez également mettre en place un social listening sur les réseaux sociaux pour savoir ce que vos invités ont pensé de ce moment. Vous pouvez aussi récolter des verbatim sur les réseaux sociaux afin de les intégrer à votre reporting.
En bref, n’oubliez pas que la qualité prime toujours sur la quantité. Il est également important de prendre le temps de remercier vos invités pour leur venue, que ce soit au moment de leur départ ou plus tard via les réseaux sociaux ou une newsletter par exemple. Ce sont ces petites attentions qui vont faire qu’ils se souviendront longtemps de ce moment. Préparer un événement ne signifie pas se concentrer que sur le jour J. Il faut également penser à l’avant et à l’après. Mesurer l'impact de votre événement est essentiel. Si vous avez besoin d’aide pour organiser une soirée, un petit-déjeuner d’entreprise ou encore un séminaire, vous pouvez faire appel à une agence événementielle.
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