Les nouveaux formats de l'événementiel post coronavirus

Avec la crise sanitaire du coronavirus et l’interdiction de grands rassemblements, le monde de l’événementiel va devoir s'adapter et trouver de nouveaux formats pour continuer à toucher les consommateurs efficacement. L'agence LNDP vous proposent des pistes de réflexion sur ce canal de communication qui se trouve aujourd’hui à un carrefour important de son développement.

Pourquoi mettre en place de nouveaux formats ?

Mettre en place de nouveaux formats pour l’événementiel est plus que nécessaire avec la crise que nous traversons. Pour survivre, le monde de l’événementiel va devoir se tourner vers des solutions alternatives. Faire respecter les gestes barrière est très compliqué lors d’événement et jusqu’à la rentrée de septembre 2019, les gros événements vont restés interdit.

La principale préoccupation des professionnels et des clients et de préserver la santé des invités en ne les exposants pas aux virus. Mais tout cela va nous apprendre à créer des événements autrement. Le secteur va donc se renouveler pour définir la communication de demain. Les formats de l’événementiel vont être renouvelés pour trouver de nouvelles façons de faire se rencontrer les marques et leur cible. Mais ce n’est pas pour autant que cela sera moins efficace.

Bien évidemment, quel que soit le format choisi, il faudra faire attention à respecter tous les gestes barrières tels que le port du masque, la distanciation physique ou encore la mise à dispositions de gel hydroalcoolique pour que vos invités puissent se désinfecter les mains.

Les événements digitaux, une évidence

Une des solutions les plus évidentes lorsqu’on parle d’organiser un événement en période de crise est le digital. Nous l’avons bien vu pendant le confinement, de plus en plus de marques ont organisé des événements digitaux. Les lives Instagram et Twitch sont ainsi devenus très populaires. Ils permettent aux entreprises de garder du lien avec leur cible, mais aussi de gagner en sympathie. Le gros avantage des événements digitaux est qu’il n’y a pas besoin de se déplacer pour y assister. Il n’y a donc pas besoin de prendre les transports en commun ou de se retrouver dans une foule. La distanciation sociale est donc parfaitement respectée et vous ne risquez pas d’exposer votre cible à une potentielle contamination.

Cela implique également qu'en tant qu’organisateur, vous n’avez pas besoin de louer une salle ou de faire appel à un traiteur. Les événements digitaux sont donc parfaits pour les entreprises qui souhaitent maintenir un budget restreint, ce qui peut être très utile en période de crise.

Il est donc très facile d’organiser un événement digital. Néanmoins, pour passer la barrière de l’écran, vous devez faire attention à bien maintenir un contact humain. Pour cela, vous allez devoir faire encore plus attention à vos invités qu’en face à face. Ces dernières semaines, de nombreux événements digitaux ont eu lieu. Les plus réussis sont certainement les concerts digitaux de Lady Gaga, sur YouTube, et du rappeur Travis Scott, via le jeu Fortnite.

Ces deux rassemblements ont su séduire les fans de ces deux artistes et ont prouvé que maintenir l’activité événementielle durant la crise du coronavirus est possible. On peut même imaginer que ce type de format continue de se développer après le confinement et la découverte d’un vaccin. Les événements sont plus économiques et permettent de rassembler plus de monde. Avec le replay, vous pouvez même toucher une cible plus large ! Ce format n’est donc plus une simple tendance, mais une vraie “révolution” dans le monde de l’événementiel. Il est grand temps pour votre entreprise et prendre le virage du digital pour vos événements !

Une nouvelle place pour la réalité virtuelle et la réalité augmentée

Deux des éléments qui vont accompagner la popularisation des événements digitaux sont la réalité virtuelle et la réalité augmentée. Ces deux éléments sont bien différents. Avec la réalité virtuelle, on va plonger une personne dans un univers virtuel, grâce à un casque par exemple. La réalité augmentée est l’art d’intégrer le virtuel dans la réalité, le contraire donc. C’est par exemple ce qu’on retrouve dans les filtres Snapchat ou Instagram ou encore avec des jeux comme Pokemon GO. Cette dernière est d’ailleurs beaucoup plus simple à mettre en place, car demande moins de matériel.

Pour ces deux technologies, on peut imaginer de nombreuses animations. Avec la réalité virtuelle, vous pouvez par exemple plonger vos invités dans un salon ou un événement virtuel. Ils pourront alors se balader d'animations en animations à leur guise, le tout sans bouger de chez eux. Dans le cadre de l’inauguration d’une boutique, vous pouvez mettre en place une visite virtuelle grâce à la réalité augmentée, votre cible pourra ainsi même faire son shopping dans ce monde virtuel !

Du côté de la réalité augmentée, on retrouve également de nombreuses possibilités. Grâce à un simple smartphone, vous pouvez par exemple faire apparaître des objets dans l’intérieur de vos invités. Certaines animations peuvent également être déclinées en réalité augmentée comme les concerts : un artiste peut venir chanter dans le salon de vos invités !

Saviez-vous qu’il existe ainsi une chanteuse japonaise nommée Miku qui est en réalité une animation digitale et qu’on pourrait tout à fait imaginer donner ce genre de représentations. Lors d’un événement en magasins, certains miroirs/écran permettent d’essayer virtuellement des vêtements et accessoires grâce à la réalité augmentée. Cela permet donc de respecter les précautions sanitaires tout en partageant une nouvelle collection avec ses clients. De plus, ce type d'innovation attire très souvent la curiosité des invités qui vont avoir tendance à les partager sur les réseaux sociaux, offrant ainsi plus de visibilité à votre événement.

Des événements plus intimistes

Les mesures de sécurité, comme la distanciation sociale, vont nous pousser à revoir le nombre d’invités lors des événements. Mais cela ne signifie pas que ces derniers perdront en efficacité, bien au contraire. Ces rassemblements vont donc devenir des moments plus intimes, ce qui peut être l’occasion pour vous de mettre en pratique une certaine “exclusivité”.

C’est par exemple déjà le cas avec des showcase. Ces “mini-concerts” permettent à des fans d’être plus proches de leurs artistes préférés et ils se sentent privilégiés. Il est donc tout à fait possible d’imaginer des rendez-vous beaucoup plus intimes, voire même de faire du cas par cas pour que votre cible se sente privilégiée. Il est également possible d’envisager des événements placés pour être surs que les invités ne se mélangent pas trop durant une soirée ou un séminaire.

De plus, créer des événements rassemblant moins de monde ne signifie pas que la cible touchée sera moins large. Ainsi, il est tout à fait possible de créer plusieurs cessions pour un même événement, que ce soit sur plusieurs jours ou par tranche horaire. Cette technique est déjà utilisée pour réguler les arrivées de visiteurs dans certaines expositions.

Vous pouvez donc organiser des séminaires sur plusieurs jours et en profiter pour rassembler certains types de personnes en fonction de vos événements. Bien évidemment, il sera nécessaire de mettre en place certains éléments comme des marquages au sol, un sens de circulation ou encore des vitres en plexiglas afin de protéger vos invités, mais aussi vos prestataires. Le port du masque et une désinfection des mains peuvent également être rendus obligatoires.

La sécurité sanitaire passe avant tout, vous devez donc tout mettre en place pour l'assuré. Il est possible de faire appel à une annonce événementielle pour vous aider à mettre en place des événements, mais aussi pour trouver des activités adaptées aux gestes barrières.  

Les retours des rassemblements locaux

Pour limiter le nombre de personnes présentes à un événement vous pouvez également choisir de répartir les cessions sur différents lieux. Vous pouvez donc organiser un même événement simultanément à Paris, à Lyon, à Marseille… Cela permettra d’éviter les déplacements entre régions, mais aussi de délocaliser le monde de l’événementiel qui est très concentré sur Paris. Vous gagnerez ainsi le coeur d’une nouvelle cible qui n’habite pas forcément la capitale.

Cette technique peut être très utile si vous cherchez à prolonger une relation acquise sur les réseaux sociaux lors du confinement par exemple. Ces événements locaux vont forcément rassembler moins de monde, mais en multipliant les points de contact, vous avez une chance de toucher une cible plus large.

De plus, il peut être intéressant de jeter un oeil vers le passé et vers les événements ambulants. Au cours de siècles passés, ces derniers étaient très populaires, spécialement quand les moyens de transport tels que la voiture ou le train n’étaient pas encore très développés. C’est par exemple la technique qu’utilisent encore aujourd’hui les cirques itinérants.

Les marques qui accompagnent le Tour de France durant l’été réalisent également ces événements itinérants qui sont très populaires. Cela vous permettra de partir littéralement à la rencontre de vos consommateurs et valorisera le contact humain avec la province. Les événements itinérants seront donc l’occasion de séduire une nouvelle cible, mais aussi de gagner des points du côté de l’attachement de cette dernière à votre marque. Néanmoins, cette technique de communication peut se révéler très coûteuse. Les  frais engagés sont ainsi très importants et il vous faudra prévoir un très bon plan de communication pour assurer la venue des invités. Enfin, ces événements auront tendance à mieux fonctionner sur une cible BtoC que BtoB.

À lire aussi : 10 erreurs à éviter quand on organise un événement