Communication : les plateformes collaboratives
Au printemps dernier, une grande partie du monde s’est retrouvée confinée. Face au défi sanitaire et économique d’une brutale mise à l’arrêt de leur activité, la majorité des entreprises a instauré le télétravail, parfois encore d’actualité en cette rentrée. Outils de gestions de tâches, plateformes digitales collaboratives… Décodage des meilleurs alliés du travail à distance et de la communication 2.0.
Face à l’inédite situation du Coronavirus et depuis le confinement imposé en mars dernier, les entreprises ont dû réinventer une nouvelle manière de travailler à distance. Le télétravail a pris de l’ampleur et révolutionne complètement la manière d’organiser son activité. En cette rentrée "déconfinée" et masquée, selon une enquête Catchpoint, 42% des employés sondés, sont encore appelés à télétravailler. Grands sauveurs de cette activité bousculée, les plateformes collaboratives observent une ascension fulgurante de leur nombre d’utilisateurs. Alors, embarquez vos ordinateurs, vos chargeurs et voyageons ensemble dans un tour du net des meilleures astuces pour vous organiser avec les outils de télétravail. Décollage imminent !
Covid-19 : digitalisation et plateformes collaboratives
Suite à l’ampleur et à la virulence du Coronavirus, le confinement général lié à la pandémie, a été imposé pour des raisons sanitaires évidentes. Dans le monde entrepreneurial, cette décision a des allures de séisme. Pour continuer leur activité, la plupart des entreprises en France s’est tournée vers le télétravail. Sur les 400 DSI et managers interrogés par Catchpoint, 33% ont affirmé qu’ils télétravaillaient "au moins quelques jours par semaine" avant la Covid-19. Au printemps 2020, au coeur de la période de confinement, 74% se sont trouvés obligés de travailler depuis leur domicile. En cette rentrée, 42% des répondants assurent encore assurer leur activité par le biais du télétravail à temps partiel ou même à temps plein. Toutefois, pour travailler à distance en toute sécurité, il faut vérifier quelques mesures, et s’adapter aux plateformes collaboratives de télétravail.
Premier tips : vérifiez la mise en place de connexions sécurisées depuis le lieu de votre télétravail. En effet, privilégiez une solution VPN qui vous permettra de sécuriser vos données et vos connexions depuis n’importe quelle connexion privée ou publique. Un VPN, Virtual Private Network, est une sorte de réseau informatique qui permet la création de liens directs entre plusieurs ordinateurs distants. Ce réseau virtuel est aussi un moyen de masquer son adresse IP, en se connectant à l’extérieur de son propre réseau local. C’est LA solution indispensable pour assurer votre sécurité et celle de vos fichiers. Place maintenant aux différents logiciels incontournables, collaboratifs, performants et sécurisés pour le télétravail.
Confinement et communication : les plateformes de télétravail collaboratives
Au sein d’un espace de travail virtuel et en ligne, les plateformes collaboratives permettent de réunir des outils de communication et des outils de collaboration. Elles sont l’arme secrète pour faciliter le travail à distance. Comment ? Grâce à un large panel d’outils, tels que des accessoires de visioconférences, de messageries instantanées, ou encore de partage de fichiers. Quel est l’utilité ? Dématérialiser les documents papiers, les outils de planification, la gestion de tâches mais aussi les calendriers partagés. Certaines offrent même la possibilité de travailler simultanément sur un seul et même fichier.
En novembre 2019, la plateforme Microsoft Teams recensait près de 20 millions d’utilisateurs quotidiens. Dès le 19 mars 2020, les chiffres bondissent et la plateforme collaborative dénombre plus de 44 millions d’adeptes par jour. Une ascension vertigineuse : plus de 120% de hausse ! La chanson se répète pour l’application de visioconférence Zoom qui atteint les 13 millions d’utilisateurs actifs. Entre janvier et mars 2020, l’application enregistre une augmentation de 2,2 millions de personnes. La plateforme Slack bat quant-à-elle son record de connexions simultanées : 10 millions, le 10 mars 2020 pour plafonner à 12,5 millions, le 25 mars 2020.
Dès le 10 mars 2020, le gouvernement français lance un appel de solidarité aux Start-up française. Dans quel but ? Permettre une meilleure accessibilité aux employés soumis au télétravail et aux étudiants, à l’ensemble des outils collaboratifs, comme par exemple Microsoft Teams, Slack, Zoom et d’autres. L’objectif est simple : maintenir l’activité économique du pays en venant en aide aux entreprises afin qu’elles continuent leurs activités malgré la propagation rapide du Coronavirus.
Echantillons d’outils digitaux et de communication
Jira, Waymark, Confluence, Basecamp ou encore Jamespot, quel sera votre meilleur allié digital pour mettre sur pied votre prochain projet depuis votre canapé ? Différentes solutions et différents outils professionnels sont disponibles. Si vous voulez faire du développement de logiciel et que vous êtes plus à l’aise avec la méthode agile, tournez-vous vers l’outil de gestion de projet Jira. Waymark, gratuit et pratique, est plus spécialisé pour créer des roadmaps visuels et personnalisés, le tout à partir de modèle à customiser. Autre outil très complet, Confluence offre la possibilité de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme, tels que des notes de réunion, fiches produit, plans marketing et politiques RH…
Vous pouvez aussi faire confiance à l’outil Basecamp, simple et efficace, aux multiples possibilités : centralisation des discussions, des documents, et par ricoché faciliter la communication entre différents intervenants. Et si vous n’avez toujours pas trouvé votre bonheur, tentez l’aventure avec l’outil Jamespot et ainsi vous gérerez votre travail à distance grâce à de nombreuses fonctionnalités comme la visio, la messagerie, la gestion de projet, le partage de document… Et le bonus ? Toutes ces fonctionnalités sont accessibles sur mobile !
Et pour la gestion des tâches quotidiennes, une solution digitale ?
Télétravail ne rime ni avec solitude ni avec asociale ! De chez vous, vous avez bien sûr besoin de rester en lien avec vos collaborateurs. Microsoft vous offre deux solutions : Microsoft Teams, réseau social spécialisé pour les entreprise de la Suite Office 365 et la célèbre application de messagerie et de téléphonie, Skype. A noter, que Skype entreprise sera définitivement arrêté le 31 juillet 2021. Microsoft a entamé depuis le premier trimestre 2020, une transition vers Teams. Ainsi, les utilisateurs de Skype entreprise ont l’opportunité de communiquer avec ceux de Teams, par le biais du chat et des appels.
N’oublions pas Slack, plateforme de messagerie instantanée, très appréciée par les entreprises du web. Faciliter le travail d’équipe est le grand mantra de l’application : échange de fichiers, d’informations sur des chaînes publiques ou privées. Aussi, elle permet de réduire le volume de mails envoyés quotidiennement. Dans le cas d’envoi de fichiers volumineux, privilégiez WeTransfer afin d’envoyer des documents, images ou vidéos jusqu’à 2 Go. Dropbox deviendra votre meilleur ami pour stocker et partager des fichiers grâce au Cloud.
Précisons que l’espace de stockage dépend de la version que vous sélectionnerez et du prix que vous y mettrez. Si vous avez recours à Windows 10, Microsoft OneDrive, logiciel intégré, permet de stocker et partager des fichiers dans un espace personnalisé et sécurisé. Enfin, ne négligeons pas la suite Google - Google Docss, Sheets, Slides ou encore Google Drive - qui met à votre disposition une variété d’outils pratiques et faciles pour le travail à distance.
Microsoft et google proposent des offres gratuites pour des outils digitaux payants
Solidarité et union face à l’ennemi invisible ! Alors que la pandémie de Covid-19 continue de sévir dans de nombreux pays, et depuis les vagues de confinements successifs mondiales, les deux géants du web, Google et Microsoft, proposent certaines de leurs solutions payantes à utiliser gratuitement. En effet, Microsoft Teams sort de son chapeau une offre d’essai gratuite et valable 6 mois pour la version Premium de son fameux outil Teams. Et tel un beau présent, vous aurez accès aux fonctionnalités avancées de communication et collaboration et même aux outils d’appels vidéos. Suite à l’épidémie, la solution G Suite Advanced de Google met aussi en accès libre les fonctionnalités de meeting et de communication vidéo.
Le phénomène digital pour communiquer : Zoom
La plateforme de visio-conférence Zoom, a été le grand allié de tous en période de confinement, pour les étudiants, les entreprises en télétravail et même les apéros à distance ! Pointée du doigt pour des défauts de protection informatique, l’application a mis de l’ordre dans sa maison ! En outre, la société américaine a annoncé, il y a quelques jours, le renforcement de son système de sécurité. Dorénavant, les utilisateurs ont la possibilité de vérifier et confirmer leur identité avec l’authentification à double facteur.
Cette méthode ajoute une couche de protection à votre compte. En plus du traditionnel couple, nom d’utilisateur et mot de passe, la réception d’un code unique que vous êtes seul à pouvoir détenir, renforce votre sécurité. Généralement, les services proposent d’activer cette authentification à double facteur avec un code transmis uniquement par SMS directement sur votre numéro de téléphone. Toutefois, il existe d’autres façons de renforcer cette authentification à ces différents comptes. Une raison de plus de vous mettre au télétravail…
Outils de gestion de projets et plateformes digitales collaboratives présentent nombreux avantages mais aussi quelques limites. Ne prenez pas peur, rien d’insurmontable ! En somme, ces plateformes, demandent un temps d’adaptation non négligeable et une connexion internet suffisante ! Sans oublier, une certaine rigueur dans l’utilisation. Le travail collectif, aussi antigoniste que cela puisse paraitre dans une activité à distance, est la solution. Chaque membre du groupe doit s’appliquer dans la prise en main de l’outil pour maximiser la productivité. Les aléas du hasard et les problèmes techniques sont quelquefois au rendez-vous.
Par exemple, le 16 mars dernier, l’application Teams a été dans la tourmente face à l’afflux massif d’utilisateurs et cela a créé de nombreuses difficultés de fonctionnement, particulièrement en Europe. Dégradation des flux vidéos, accessibilité aux outils difficile… Microsoft a essayé de réagir rapidement et a réglé le problème dès la nuit du 16 au 17 mars. Alors convaincu par le télétravail ? Ou peut-être n’avez-vous pas le choix. Rechaussez vos chaussons, préparez-vous un bon thé, suivez nos tips et home sweet home, régalez-vous avec cette nouvelle manière de travailler. Surtout, souvenez-vous : "Le télétravail, ça ne s’improvise pas !