Physique + digital = l’événement phygital

La pandémie de coronavirus a accéléré le tournant numérique du secteur de l’événementiel. Nouveaux formats, nouvelles alternatives naissent pour surmonter les restrictions sanitaires et parer les annulations d’événements. Physique + digital = une expérience inédite.

"Aux grands maux, les grands remèdes", ce dicton prend toute son ampleur aujourd’hui dans le monde de l’événementiel. L’apparition du Coronavirus, l’épreuve du confinement, ou encore la persistance du virus en ce mois de septembre, ne cessent de malmener un secteur de plus en plus fragilisé.

Mercredi soir, le ministre de la Santé et des Solidarités, Olivier Véran a annoncé la mise en place de nouvelles restrictions sanitaires avec notamment la fermeture de certains lieux publics et la limitation des rassemblements à moins de 10 personnes, 1.000 dans le cas de grands événements. Un nouvel uppercut pour l’événementiel !

Néanmoins et heureusement, la créativité ne manque pas dans ce macrocosme. L’heure est à bâtir les événements d’aujourd’hui malgré la Covid-19 et de les instaurer pour demain. L’événementiel fait comme il peut pour s’adapter, quitte à se métamorphoser. Désormais, nous comptons sur la toile pour nous rapprocher.

Mais après le traumatisme du confinement et de la distanciation sociale, le digital ne nous suffit plus. On veut retrouver le côté humain, essence même de ce secteur. Son rival, le physique, propose donc de s’unir pour former un mix surprenant : le phygital. 2020 et l’émergence des événements hybrides.

Un événement hybride ou phygital, késako ?

Pour être simple et concis, c’est un rendez-vous à la fois physique et digital. CQFD : il réunit deux audiences, une qui assiste directement à l’événement, et une autre qui y participe digitalement par le biais d’une plateforme dédiée. Aussi nommé événement hybride, il est l’occasion idéale pour les organisateurs de réunir des participants des quatre coins du monde. Aux oubliettes les contraintes géographiques ou les quotas imposés par le gouvernement !

Ce nouveau genre d’événement fait vivre à toute son audience une expérience quasi-similaire : la rencontre physique et l’expérience numérique ne font plus qu’un ! A travers la technologie, le public ne perd pas une miette de l‘événement et peut même réagir en temps réel. Et cela à condition de se connecter sur une plateforme spécialisée aux multiples fonctionnalités. Ces types de manifestations hybrides peuvent être multiples : talk, conférences, séminaire, team buildings…

Un événement phygital = des avantages ?

Compte tenu de la conjoncture actuelle, l’événement phygital est une solution d’autant plus cruciale pour le secteur. Ainsi, pour profiter de leurs droits à un événement physique, les Event Planners acquièrent la possibilité de créer une audience physique et virtuelle. Ce nouveau genre d’événements permet d’ouvrir tout de même les portes des salles à un nombre précis de personnes sans devoir refuser le reste des participants.

Ces derniers vivront une expérience sensoriellement différentes mais avec l’avantage d’être tranquillement chez soi. Les organisateurs peuvent donc s’ouvrir à des cibles qui leur semblaient autrefois inaccessibles. Distance géographique, contraintes logistiques en terme de transports, capacité d’accueil d’un événement… Avec un événement phygital, on relit les quatre coins du globe en un seul clic !

Peut-on espérer la même qualité qu’un événement classique ?

Ne sous-estimons pas la magie de la technologie ! A travers une plateforme spécialisée, l’organisateur s’assure que la globalité de son audience jouit des mêmes fonctionnalités et cela même, en terme d’engagement d’audience. Le but ultime est de faire vivre à tout son public, une expérience attractive. Par exemple : les votes.

En effet, quelque soit l’objet du vote, les applications permettent que les résultats des scrutins s’affichent en temps réel sous les yeux de la totalité des participants et ce, dans le respect de la confidentialité des voix. Proposer des quizz par le modérateur lors d’une formation, partager les feedbacks en répondant à des questionnaires…

‍Toute originalité est importante pour fidéliser le public virtuel. Plus les participants auront la réelle sensation d’appartenir à une communauté en échangeant à travers un chat, plus l’événement phygital sera réussi. Le public sera séduit par le networking et une émulsion des discussions enrichissantes sera palpable. Autrement dit, les participants physiques et digitales interagiront en toute synergie et synchronisation.

Quels tips pour organiser un événement phygital réussi ?

Il va de soi, qu’un événement hybride demande une organisation rigoureuse en amont. Il est important de ne pas oublier quelques aspects techniques.

1. Miser sur du matériel digital de qualité

Son, lumière, vidéo… Pour ne pas heurter la crédibilité de votre événement, les retransmissions doivent être effectuées avec du matériel professionnel, et être parfaitement maîtrisées. Attention, la qualité du son doit être aussi soignée que celle des images ! Tous ces réglages doivent être effectués par des professionnels de la prestation technique. Les agences événementielles, telles la nôtre, ont les compétences et les prestataires techniques pour organiser un événement hybride de qualité.

2. Privilégier l’originalité pour capter l’attention

Il est fondamentale de maintenir l’attention de votre auditoire. A distance, cet enjeu est doublement difficile ! C’est humain : il est extrêmement facile pour le participant de succomber à la distraction. Une notification sur le téléphone, surfer sur un site web, réfléchir à sa liste de course, cuisiner ou être submergé d’ennui et quitter la conférence… Pour éviter ce scénario catastrophe, les intervenants doivent faire tout leur possible pour captiver leur auditoire : projection de contenu percutant tel des slides visuelles, des vidéos, des infographies, et s’exprimer avec un ton dynamique et entrainant. Surtout, il faut opter pour des formats courts et visuels, et mettre du rythme entre les différentes interventions.

3. Faire appel à des influenceurs lors de l’événement

Il n’y a pas de potion magique : plus l’événement sera relayé, plus votre audience sera impressionnante ! Afin de diffuser l’événement au plus grand nombre, il est possible de faire appel à des influenceurs. Ceux-ci, présents sur place, réaliseront des lives, des storys et des tweets pour leurs réseaux sociaux. Des atouts digitaux considérables qui permettront d’augmenter la portée de votre événement. L’influence, ou le nouveau pouvoir de notre siècle…

4. Les éléments digitaux indispensables au bon fonctionnement de l’événement

Si des intervenants étrangers participent à l’événement et ne partagent pas la même langue que l’audience, il faut installer une traduction en live, transmissible sur le web. En outre, il faut sélectionner une plateforme avec des outils de traductions en live. Ainsi, une équipe spécialisée se chargera de la traduction des interventions. Sur ce détail, l’expérience utilisateur est en jeu. Finalement, si les participants ressortent de l’événement avec un sentiment positif, le retour sur investissement de l’entreprise ne sera que meilleur.

Dernier élément évident et surtout primordial : il ne faut pas négliger la connexion internet. Il faut capter du haut débit pour éviter toute coupure avec le public en ligne lors de l’événement.

Virtuel vs Réalité : l’événement phygital ou le compromis idéal

"La réalité virtuelle sera une technologie importante. Je suis assez confiant à ce sujet", croit Mark Zuckerberg, fondateur de Facebook. Il est évident qu’un événement phygital ne remplacera jamais un événement purement physique. Cependant, c’est un réel atout à mettre en place aujourd’hui pour éviter l’annulation d’un événement ou de le reproduire plusieurs fois dans des villes diverses. Ces événements hybrides sont donc un plus non négligeable pour une bonne communication et un marketing efficace. Et peu importe le type d’événement, du séminaire, à la conférence en passant par les congrès et les team building, le digital est une nouvelle force pour le secteur de l’événementiel.

Les réseaux sociaux font de la Fashion Week un événement 100% phygital

Pour la petite note actu’ : après le géant TikTok, c’est au tour de Pinterest de s’adresser aux mordus de mode. Le réseaux social de partage de photographies proposent d’assister digitalement en live aux défilés consacrés à la saison printemps-été 2021, actuellement présentés dans la capitale de la mode italienne, Milan. La fashion week phygital débarquera sur Pinterest le 28 septembre prochain, grâce à l’onglet "Aujourd’hui " ou en tapant "Fashion Week" dans la barre de recherche.

La surprise est de taille. Nous n’aurions jamais imaginé, il y a quelques années, qu’un événement aussi élitiste que la Fashion Week puisse être suivi par des centaines de millions de personnes à travers le monde. Encore une fois, la crise sanitaire et le confinement sont passés par là… Comme la plupart des milieux, l’industrie de la mode doit se réinventer afin de faire face à la distanciation sociale imposée par les pouvoirs publics.

Déjà, en juin et juillet dernier, des défilés 100% numériques avaient été présentés. Aujourd’hui, la saison de la Fashion Week fait le choix du phygital. Les réseaux sociaux surfent sur cette transformation : TikTok a été le premier à s’associer à des créateurs et grandes maisons pour proposer divers contenus, aujourd’hui, c’est au tour de Pinterest de collaborer avec Lauchmetrics. Vidéos des défilés, des contenus, interviews de créateurs ou encore accès virtuel aux backstages…

‍Les 400 millions d’utilisateurs de Pinterest pourront aussi accéder aux différents looks et à des décryptages. De belles sources d’inspiration… Cette date du 28 septembre correspond au coup d’envoi de la semaine de la mode parisienne, qui se composera bien sûr d’événements physiques et digitaux. Le phygital n’a pas fini de nous étonner…