5 erreurs à éviter lors d'un événement digital

En événementiel, les imprévus sont souvent de la partie. Chaque événement est unique, avec son lot d’imperfections. Néanmoins, il y a des erreurs faciles à éviter. Et détrompez-vous, elles sont aussi au rendez-vous lors d’un event digital, ou phygital, une nouvelle branche événementielle en explosion depuis le début de la pandémie de Coronavirus. Suivez notre guide anti-event faux pas.

Bien trop fastoche d’organiser un événement 100% digital ? Ne vous emballez pas, vous n’êtes pas au bout de vos surprises ! La mission peut s’avérer pleines de rebondissements et beaucoup plus périlleuse que vous ne le pensez. Comment éviter le "Event faux pas" ? Nous vous avons décidé de vous mettre en garde contre les 5 erreurs à ne pas commettre lors de l’organisation d’un événement digital ou phygital ou encore d’un webinar.

A vos marques… Prêt… Partez et embarquez sur la route du succès en compagnie de notre guide anti-mauvaises idées pour vos futurs événements virtuels.

1. Ne pas se renseigner sur la plateforme de votre événement digital

Ayez bien conscience que même si les fondations demeurent les mêmes, l’organisation d’un événement digital diffère totalement de celle d’un événement physique. Au coeur du processus événementiel, il est alors évident que le choix de votre logiciel événementiel est primordiale. Prenez donc le temps de choisir consciencieusement une plateforme de visio-conférence, efficace et puissante qui vous aidera à mener votre mission jusqu'au bout avec succès.

La première erreur que vous êtes susceptible de réaliser ? Croire que vous pouvez associer plusieurs outils différents afin d’assurer organisation, interactivité, collaboration entre les participants tout en ayant une retransmission fluide… C’est impossible !

Jetez donc votre dévolu sur une plateforme qui vous semblera sécurisée et puissante. Une qui permet la diffusion de vos événements virtuels et hybrides en live streaming. Renseignez-vous bien en amont sur la portée de la plateforme de vidéo-conférence. Autrement dit, jusqu’à quelle distance l’outil permet une diffusion sans décrochage et bug, et ce, à travers les différents continents du globe.

Et vous l’aurez compris, mais pour vous faciliter la tâche, privilégiez donc une plateforme intégrant de multiples outils nécessaires au succès de votre événement virtuel. En effet, certaines plateformes permettent d’enregistrer l’event digital : une fonctionnalité très pratique si quelques uns de vos participants souhaitent le revoir.

‍Le plus d’un bon logiciel événementiel ? La centralisation des données. Cet atout non négligeable permet de regrouper sur une seule et même plateforme tous vos différents événements. Cela permet la synchronisation des données en temps réel et d’éviter ainsi la redondance des tâches, ou le risque d’erreur. Et pire encore, le cauchemar de tout acteur du secteur : la perte de donnée.

2. Ne pas effectuez de simulation de votre événement digital

Un événement n’en serait pas un sans sa dose d’imprévus… Toutefois pour en limiter les effets - et surtout les dégâts ! - il est important que vous essayez d’anticiper tout ce qui pourrait arriver. Une philosophie de prudence d’autant plus vrai lors d’un événement digital.

Il coule de source qu’avant le jour J, vous devez réaliser une phase de test. Profitez de cette période pour multiplier les essais techniques et vous assurer que tout fonctionne correctement. Première étape : testez, analysez, votre connexion internet. Tout votre événement repose sur la qualité de votre réseau. Vérifiez que votre connexion est bien stable et fluide pour offrir à vos participants la meilleure expérience digitale possible.

Servez-vous de ces simulations pour vous familiariser avec les différentes fonctionnalités du logiciel que vous utiliserez. Comment activer le chat ? Lancer l’outil de sondage en quelques secondes ?… Endossez votre rôle de maître de cérémonie virtuelle, et maniez les différentes présentations avec dextérité afin de proposer la meilleure solution qui répondra aux attentes de chacun.

Aussi, vérifiez la luminosité du lieu où sera enregistré votre événement digital ou phygital : attention au contre-jour ! Checkez également la position de votre caméra, la qualité de votre arrière-plan et surtout, assurez-vous qu’il n’y ait aucune nuisance sonore susceptible de gâcher la qualité d’écoute de vos participants.

3. Limiter les interactions entre participant à l'événement digital

Ne vous emballez pas et ayez conscience que ce n’est pas parce qu’un événement a lieu virtuellement qu’il faut alors limiter les contacts entre les participants. Bien au contraire ! Et ce n’est pas la crise sanitaire actuelle qui impacte le monde entier qui nous contredira.

Aujourd’hui, la distanciation sociale s’inscrit dans notre quotidien, et les événements digitaux sont donc le meilleur moyen de montrer qu’il y a d’autres manières d’échanger autrui. Favorisez donc les échanges.

Vous pouvez par exemple mettre en place des ateliers liant votre public pour favoriser les échanges. Et si vous envisagez un événement international, mixez les nationalités : le choc des cultures est la richesse même de notre humanité et aboutira à de très beaux résultats.

4. Événément phygital : ne pas trouver l'équilibre

Si vous avez mis en place un événement hybride ou phygital, il est essentiel que les invités participant à l’événement à distance bénéficient de la même expérience que ceux qui ont la chance d’être sur place. Et inversement. Illustrons cela avec un exemple : si vos participants sur place ont la possibilité de questionner les intervenants, les invités qui suivent l’événement digitalement doivent avoir le même droit.

Activez donc la fonctionnalité "Question-réponse" disponible sur votre plateforme. Et abracadra : les audiences virtuelles et présentielles pourront s’exprimer sur un pied d’égalité.

A l’inverse, si vous proposez par exemple des activités telles des brainstorming sur diverses idées, afin de rassembler les avis de vos participants et de connaître leur état d’esprit, vous devez permettre un accès facile à votre audience sur place. Autrement dit, les participants virtuels pourront participer en deux ou trois clics seulement.

‍Alors, encouragez vos auditeurs "physiques"  à sortir leur smartphone afin de prendre part aux différents sondages.

5. Se contenter d'une présentation Powerpoint pour animer votre webinar

Vous avez dix ans de retard… Certes à l’époque, les présentations PowerPoint faisaient encore rêver. Malheureusement, même si elles restent bien pratiques et faciles à créer, elles ne provoquent plus l’effet "waouh" qu’à leur début. Les présentations PowerPoint sont presque devenues aujourd’hui has-been. Gardez en tête que lors d’un événement digital, vos invités espèrent vivre une réelle expérience originale.

Aujourd’hui, à l’époque de la Covid-19, les invitations à toutes sortes de webinars, et autres événements en ligne se multiplient. La concurrence est rude : il devient donc essentiel pour vous de vous démarquer pour marquer les esprits et fidéliser votre audience.

Creusez-vous la tête, farfouillez aux tréfonds de votre âme d’artiste, pour parvenir à faire passer votre message  d’une autre manière. Un contenu écrit tel une présentation PowerPoint lambda, c’est déjà louable mais ce ne sera pas suffisant pour convertir et rallier à votre cause vos participants. Imaginons que vous planifiiez un événement pour une entreprise alimentaire, pourquoi ne pas mettre en place un cours de cuisine à distance ?…

Rien n’est impossible, pensez à Cyrile Lignac qui cuisine depuis le confinement via zoom avec son public dans l’émission "Tous en cuisine" retransmise sur M6 : un vrai succès populaire ! Si au contraire, vos clients sont dans le domaine de la santé, misez sur une séance de sport en groupe à distance… Pour faire passer votre message, promouvoir votre événement et votre entreprise, vous pouvez soit utiliser votre animateur qui sera donc chargé de le transmettre au cours de la séance ou faites une brève introduction, un peu plus conventionnelles, pour lancer le sujet et interagir avec vos participants. Une seule règle d’or : fiez-vous à votre intuition et surtout à votre imagination !

Comme dirait le grand scientifique Léonard de Vinci : "La simplicité est la sophistication suprême". Ainsi, détrompez-vous, et oubliez l’idée selon laquelle l’organisation d’un événement purement digital ou phygital est plus simple, car les contraintes logistiques sont plus faibles. Et surtout, évitez de foncer tel des béliers, têtes baissées, sans mettre en place en amont tout un stratagème qui vous permettra de marquer les esprits. Votre objectif est double, et ne repose pas seulement sur le fait de vous démarquer de vos concurrents, mais bien de transporter votre audience dans une autre dimension…

Faites preuve de générosité et offrez à vos participants l’impression de quitter leur salon pour aller là où vous souhaitez les emmener. Dans votre propre univers.

Contactez-nous pour organiser un événement digital ou hybride hors du commun !

Convaincus ? Vous désirez désormais mettre en place un webinar, un événement digital ou phygital inoubliable ? Prenez donc contact avec nous. L’agence LNDP prend en charge l’organisation et le déroulement de votre événement virtuel. Originalité, qualités techniques et relationnelles seront au rendez-vous. A bientôt pour un event sans faux-pas qui ne s’oubliera pas de si tôt !