Événementiel

Événement d'entreprise avec un budget limité

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Edouard

Couturier

16/2/2023

Vous n’avez peut-être jamais passé le pas d’organiser un événement d’entreprise par peur de faire un trou dans votre portefeuille. Pas de panique, un événement, qu’il soit grand public ou en petit comité, n’est pas nécessairement cher : il y en a pour tous les goûts ! Voici toutes les astuces de notre agence evenementiel Paris pour un événement d'entreprise avec un budget limité !

L’importance d’organiser un événement d’entreprise, même avec un budget limité

Petit budget ou non, l’événementiel est un aspect à ne pas négliger dans la vie de votre entreprise. Tout d’abord, c’est en organisant tous types de soirées que vous aurez le pouvoir de rassembler. Et oui, organiser une soirée d’entreprise ou même un cocktail dînatoire sont d’excellents moyens de montrer à vos clients et vos collaborateurs qu’ils sont importants pour vous !

Au-delà de remercier vos invités, la mise en place d’une soirée d’entreprise est l’occasion de faire parler de vous, surtout s’il s’agit d’une soirée RP et influence ! Parfait pour prendre soin de votre image de marque, préparer un événement représente certes un coût, mais il s’agit surtout d’un bon investissement sur le long terme.

Imaginez : vous avez planifié votre événement d’entreprise ou encore votre séminaire d’entreprise avec l’aide d’une agence événementiel. Vos invités sont ravis et parlent de vous dans leur entourage ainsi que sur les réseaux sociaux. Vous ne tarderez pas à voir les retombées positives de l’événement sur votre travail ! Plus de visibilité et plus de demandes sont au programme !

Choisissez le prestataire au meilleur rapport qualité/prix pour votre soirée d’entreprise

Avec un portefeuille serré, il faudra faire attention aux dépenses liées aux différents prestataires de votre événement. Traiteur, barman, différentes animations de soirée, musiciens, lieu…Suivant les besoins de la soirée événementielle, la facture peut vite être salée ! Pour vous assurer de ne pas payer trop cher, on vous conseille de demander au moins trois devis par type de contributeur. Vous pourrez ainsi comparer les prix et choisir le plus adapté à vos dépenses.

Attention, petit prix n’est pas forcément synonyme de bonne affaire ! Gardez bien l'œil sur les services que chaque prestataire propose pour vous éviter une mauvaise surprise. Besoin d’aide pour sélectionner le partenaire idéal ? Notre agence evenementiel Paris en a fait sa spécialité !

Une fois que vous avez choisi vos prestataires, n’hésitez pas à passer aux négociations ! Si l’exercice peut vous paraître culotté ou hors de portée, vous serez étonné de voir comme la négociation est monnaie courante lorsqu’il s’agit d’événementiel. À vous les économies !

Pas de pertes pour votre événement d’entreprise

Avant de signer un quelconque devis, il faudra bien sûr établir un budget prévisionnel. Combien de personnes attendez-vous ? Quelle est la fourchette de prix que vous pouvez attribuer à cet événement ? Autant de questions qui vous aideront à bien calculer vos besoins, notamment pour les enveloppes traiteur et animation.

Faire de la perte c’est à la fois produire du gaspillage, mais aussi une perte d’argent considérable ! Et si vous avez peur de manquer, prévoyez donc un budget de secours qui vous sera bien utile en cas d’imprévu.

Et il n’y a pas qu’au niveau du consommable que vous pouvez éviter les pertes. On y pense moins, mais les éléments de scénographie événementielle ne sont pas non plus à l’abri du gaspillage. Dans le cadre d’événements à budgets limités, optez donc pour des éléments de décor et du mobilier que vous pourrez mettre de côté et réutiliser les prochaines fois ! Un investissement que vous n’aurez donc pas à répéter pour chaque événement d’entreprise.

Si toutefois vous produisez quand même quelques pertes, pas d’affolement. Vous aurez certes perdu un peu d’argent, mais pas question de gaspiller ! Il existe de nombreuses associations qui récupèrent ce qui n’a pas été consommé et les redistribuent auprès de personnes dans le besoin.

Quelques clés pour économiser lors de votre soirée d’entreprise

Réaliser un événement tout en économisant relève d’un véritable savoir faire ! Notre agence évenementiel vous offre quelques conseils.

Bien choisir sa date d'événement

Chaque date ne se vaut pas ! Les périodes de fin d’année et la saison printemps/été sont les plus demandées. Vous aurez alors plus de chances d’organiser un événement ou un séminaire d’entreprise à moindre coût en dehors de ces moments de l’année.

Trouver un sponsor événementiel

Avoir un sponsor vous évitera de trop dépenser pour votre soirée à thème ou votre événement grand public. Mieux, un sponsor peut même vous permettre de débloquer plus de fonds pour votre événement ! Trouver un sponsor n’est pas forcément compliqué. Si vous avez un partenaire, cela peut être l’occasion de travailler ensemble et de renforcer vos liens.

Lancer les invitations par mail pour votre soirée d'entreprise

Vous êtes peut-être tentés d’envoyer vos invitations par courrier, mais si vous voulez vraiment économiser, choisissez plutôt l’expédition des invitations par mail, qui ne vous coûteront rien. Grâce à des logiciels comme Canva, vous pouvez personnaliser vos invitations à l’infini.

Créer une playlist événementiel

Une playlist ne remplacera jamais le charme de la musique live avec des musiciens, certes. Mais créer une bonne playlist personnalisée pour une soirée à thème ou tout autre événement d’entreprise fera tout à fait l’affaire !

Vous l’avez compris, il existe mille leviers pour organiser un événement d'entreprise avec budget limité. L’idéal reste de faire appel à une agence événementiel pour tout organiser !