10 conseils pour organiser un événement en été
Le soleil brille et les températures sont au beau fixe… Avant que la rentrée arrive, ne serait-il pas temps d’organiser un événement estival ? Découvrez 10 conseils à appliquer pour créer l’événement parfait de l’été. Buffet, scénographie, animations : voici tout ce qu’il faut savoir
1. Trouver le lieu pour votre événement estival
En été, la température peut vite monter. Il va donc falloir adapter l'environnement à ce paramètre. Pour cela, vous devez commencer par choisir un lieu approprié. Sur Paris, ous pouvez trouver des endroits privatisables disposant d’un extérieur. Ainsi, il est possible de réserver des jardins, des cours intérieures ou des rooftop.
Si vous choisissez ce type de lieu pour votre événement, assurez-vous tout de même que l’air y circule bien et que vos invités ne se retrouveront pas sous un soleil brûlant. La dernière chose dont vous avez envie est qu’ils fassent une insolation. Vous pouvez retrouver ici une liste des plus beaux lieux en extérieur à privatiser pour vos événements à Paris.
Si vous souhaitez organiser votre soirée ou votre lancement de produit, vous pouvez également faire le choix de louer un espace climatisé. À ce moment-là, vous devrez vous assurer que la climatisation ne soit pas trop froide afin d’éviter un choc thermique.
2. Des boissons fraîches pour votre événement
Même si votre lieu se situe en extérieur ou est climatisé, vous devez vous assurer que vos invités n’aient pas trop chaud. Cela va passer par des boissons fraîches. Elles peuvent contenir de l’alcool, mais ne doivent pas être trop fortes, car soleil et alcool font rarement bon ménage. Vous pouvez également proposer des fontaines à eau pour que vos invités puissent se désaltérer.
Mais une autre technique existe : servir du thé très chaud. En effet, le corps va naturellement se refroidir pour compenser la chaleur de la boisson. C’est une technique utilisée par les peuples vivant dans le Sahara et qu’il est tout à fait possible d’adapter pour les événements se tenant en été. Si vous voulez en savoir plus sur les boissons à servir lors d’un événement, cliquez ici. Et n’oubliez pas, il est toujours possible de faire appel à une agence événementielle pour vous aider dans ce genre de choix.
3. Créer une scénographie estivale
Qui dit été, dit plage, coquillages et palmiers. En effet, il serait incongru de proposer une scénographie tournée autour de l’univers montagnard pour un événement se tenant au mois d’août. En revanche, il est très simple de proposer une scénographie estivale. Cela va passer par des éléments simples comme des transats ou des couleurs pop.
Mais vous pouvez également très bien envisager de créer une fausse plage ! À Paris, on peut trouver une péniche qui propose une plage artificielle en été, le Polpo. S’il est possible de recréer cet environnement sur une péniche alors pourquoi serait-il impossible de le faire autre part ? Néanmoins, cela vous demandera plus d’investissement financier, que ce soit pour installer le sable, mais aussi nettoyer l’espace à la fin de votre événement. Vous pouvez vous tourner vers une agence événementielle pour ce type de problématique.
Enfin, vous pouvez également vous servir de l’espace que vous allez louer pour créer votre scénographie. Ainsi, un bar situé en rooftop peut très rapidement se transformer en cabane de plage avec la bonne décoration.
4. Adapter votre buffet à votre événement d'été
Qui ne rêve pas de fruit frais et de glace quand le soleil brille un peu trop fort ? Personne n’a envie de raclette en plein mois de juillet et vous allez donc devoir adapter votre buffet pour l’occasion. On choisit des plats et entremets froids, composés de légumes et de fruits gorgés d’eau. Cela va permettre à vos invités d’éviter la déshydratation, mais aussi de se régaler.
Si vous ne disposez pas d’une bonne infrastructure pour entreposer vos denrées, il faut également éviter le poisson et la viande crue qui supportent mal la chaleur. En outre, il est tout à fait possible d'imaginer des animations culinaires autour de desserts glacés. Les bars à glace et autres ice rolls sont ainsi très populaires depuis quelques années.
On les retrouve sur de nombreux événements et ils sont particulièrement adaptés à la saison estivale. Si vous voulez en savoir plus sur la nourriture dans le monde de l’événementiel, nous vous invitons à consulter cet article.
5. Prévoir des points fraîcheur pour vos invités
Même en extérieur, il est possible de faire installer des ventilateurs qui vont garder vos invités au frais. Ce type d'installation demande quelque peu de logistique (surtout si vous organisez votre événement en pleine campagne), mais avec de l’organisation on arrive à tout ! Si les ventilateurs ne suffisent pas, il est également possible de créer des diffuseurs d’eau en circuit fermé. Ces derniers vont répandre de fines gouttelettes rafraîchissantes qui vont permettre de baisser la température corporelle.
Pour éloigner la chaleur, vous pouvez également installer des plantes qui gardent la fraîcheur. Enfin, éviter les surfaces en métal ou très foncées qui ont tendance à attirer et conserver la chaleur. Le mieux est de choisir un lieu qui offre de l’ombre et de la fraîcheur naturelle, avec un mur en pierre ou une paroi végétalisée par exemple.
6. Adapter vos goodies événementiel à l'été
L’été peut être une grande source d’inspiration pour vos goodies. En effet, il existe de nombreux accessoires propres à la saison. Vous pouvez par exemple choisir d'offrir à vos invités des lunettes de soleil ou encore des éventails. Ces derniers sont très populaires, surtout auprès des Parisiens qui les utilisent dans les transports en commun non climatisés.
Les goodies permettent de garder un lien avec vos invités même après l’événement. Vous pouvez tout à fait les faire personnaliser avec les couleurs de votre charte graphique pour encrer votre identité de marque. Il est également possible de créer des goodies écoresponsables, pour éviter de polluer notre belle planète bleue.
7. Créer un thème événementiel estival
Le fait de proposer un thème pour votre événement va permettre de lui donner un contexte, mais aussi de créer un cadre pour votre scénographie. Ce thème va s’appliquer au décor, mais aussi aux animations ou même au buffet. Il est également possible d’appliquer ce thème au dress code. Bien évidemment, on va décider d’un thème adapté à la saison.
La plage, les vacances ou encore les soirées “blanches” sont ainsi des trames très populaires pour les événements se déroulant en été.
8. Bien choisir la date de votre événement
L’été est avant tout marqué par les grandes vacances. Pour organiser votre événement, vous allez donc devoir prendre en compte ces congés. Il faut par exemple éviter de choisir la dernière semaine de juillet ou la première semaine d’août, car c’est à ce moment qu'ont lieu les grands chassés-croisés. Vous devez également prendre en compte les jours fériés tels que le 14 juillet ou le 15 août, surtout s’ils donnent lieu à des week-ends prolongés. De plus, il ne faut pas oublier que l’été ne se termine que fin septembre.
Enfin, pensez également à prendre en compte l’heure de votre événement. Organiser un déjeuner d’entreprise en plein soleil n'est pas forcément une bonne idée. En revanche, les petits déjeuners permettent de gagner en fraîcheur. Pensez également à prévoir un plan B si vous organisez votre événement en extérieur, vous n’êtes pas à l’abri d’un orage.
9. Sortir de Paris pour votre événement estival
Selon Météo France, au sein l'agglomération parisienne la température est plus élevée de 3 degrés en moyenne. Dès qu'on sort de la ville, la température baisse. Ce phénomène est accentué lors des grandes chaleurs de l’été et surtout des canicules. Cela peut être expliqué par le fait que le béton attire et retient la chaleur, mais aussi par la présence de nombreux climatiseurs.
Si vous voulez offrir de la fraîcheur à vos invités, vous pouvez tout à fait organiser votre événement en banlieue parisienne. Les différents départements entourant la capitale possèdent de nombreux lieux privatisables. Vous trouverez certainement des perles rares.
10. Les animations à proposer pour un événement estival
Les animations vont permettre de donner du dynamisme à votre événement, mais également de jouer sur la mémorisation de ce dernier. Il y a certaines activités qu’il vaut mieux proposer en été. Les animations liées à l’eau notamment sont à éviter en hiver, mais à privilégier en été. En effet, cela va permettre de rafraîchir vos invités.
Les “pool parties” sont par exemple très populaires dans le monde de l’événementiel. Il est également cohérent de proposer des animations en extérieur. Si vous organisez un team building, cela peut également être l’occasion de proposer des activités nautiques, comme de la voile, du kayak ou encore de la plongée.