5 tips pour organiser un événement en extérieur

Les beaux jours commencent doucement à pointer le bout de leur nez et nous avons de nouveau envie de passer tout notre temps dehors. Cela vaut également pour l’événementiel. Le retour du soleil est synonyme de celui des événements en extérieur. Que ce soit dans un parc, un champ ou encore un jardin, il y a de nombreuses contraintes à prendre en compte pour organiser une soirée en plein air. En tant qu'agence événementielle, il nous arrive régulièrement de conseillers clients sur ce sujet. Aujourd’hui, nous vous livrons cinq conseils pour être sûr de rendre ce moment parfait.

Choisir le bon lieu pour votre événement

Pour que votre événement en extérieur se passe à merveille, il faut commencer par bien choisir votre lieu. L’endroit où vous réaliserez votre événement aura une grande importance sur sa réussite. Il doit être assez grand pour accueillir tous vos invités ainsi que le matériel nécessaire. Il faut également penser à l’accessibilité de l’endroit.

Peut-on y aller en transports en commun ? Faut-il prévoir un car pour les invités ? Bref, autant de questions auxquelles une agence événementielle saura répondre. Pour en savoir plus sur comment choisir le lieu idéal pour votre événement, vous pouvez retrouver tous nos conseils ici. Sur Paris, il peut être compliqué de trouver des endroits situés en extérieur, nous vous donnons donc nos trois lieux préférés.

Le Jardin de Plantes

Saviez-vous qu’il est possible de privatiser certaines parties du Jardin des Plantes ? Ce lieu emblématique de Paris est absolument magnifique et offre un cadre idéal. Au coeur de cet espace vert se trouvent le musée d’Histoire Naturelle et sa Grande Galerie de l’Évolution. On y trouve une collection unique d’animaux naturalisés. Un décor incroyable qui peut accueillir des soirées d’entreprise mais aussi des lancements de produits ou encore des soirées de gala. On trouve également des espaces privatisables au pied des Serres du Jardin. En organisant votre événement au Jardin des Plantes, vous êtes sûr d’impressionner vos invités et de leur faire vivre le rêve Parisien.

Le musée Eugène Delacroix

Située en plein coeur de St-Germain-des-Prés, la maison d’Eugène Delacroix offre un cadre exceptionnel. Transformé en Musée National, l’endroit accueille des oeuvres emblématiques de la période romantique. Mais ce qui nous intéresse le plus, ce sont les jardins. Avec 400m2 d’espaces verts, le musée est un véritable écrin de verdure en plein coeur de Paris. Un cadre romantique à souhait où on peut entendre couler l’eau dans les fontaines en se relaxant à l’ombre des platanes. On a presque l’impression de se retrouver dans un jardin anglais sans avoir à quitter Paris. C’est un endroit parfait pour organiser un événement extérieur en été car vous êtes sûr d’être au frais.

Les Jardins du Petit Palais

Au coeur du Petit Palais, à deux pas des Champs-Élysées, se trouve un jardin luxuriant. Palmiers, dorures et sculptures se rencontrent pour créer un espace incroyable. Il est possible de privatiser la Galerie ainsi que les Jardins du Petit Palais pour vos événements. Si vous ne connaissez pas encore l’endroit, nous ne pouvons que vous conseiller d’aller y faire un tour. Votre événement peut être couplé avec une visite du musée, pour émerveiller vos invités. C’est le lieu idéal si vous voulez trouver une oasis en marge de la plus belle avenue du monde.

Rooftops, les chouchous des agences événementielle

À Paris, il peut être compliqué de trouver un espace vert à privatiser. La capitale compte certes un grand nombre de parcs et jardins mais ils ne sont pas toujours exploitables. Et si on prenait un peu de hauteur ? Pas d’inquiétude, on ne vous propose pas un événement dans un avion (quoique, cela pourrait être intéressant), seulement des rooftops. Depuis quelques années, ces toits aménagés poussent comme des petits pains sur les immeubles de Paris.

En effet, qui dit événement en extérieur ne dis pas forcément verdure ! Il est tout à fait possible de profiter des rayons du soleil en restant dans Paris. Pour vous prouver qu’il existe des rooftops incroyables au coeur de la ville lumière, voici nos trois adresses préférées. Petit conseil : la vue est encore plus belle au coucher du soleil !

Le Perchoir

Situé au coeur du Marais, ce rooftop offre un magnifique panorama sur l’hypercentre de Paris. Son esprit bohème et branché en fait le lieu parfait pour vos after works et soirées. Cet endroit a été créé pour revégétaliser les toits de Paris. Il a été imaginé comme un bar secret mais le succès est tel que le mystère n’a pas duré longtemps...

Un autre rooftop créé par le même collectif a également ouvert ses portes dans le 11ème, un point de vue différent sur Paris. Dans la famille Perchoir, on retrouve également un autre lieu qui offre un espace extérieur : le pavillon Puebla. Ce petit chalet situé au coeur du parc des Buttes Chaumont saura vous charmer par son charme si particulier.

Le Generator

Avec ses faux airs de cinéma, l’hostel Le Generator est un des plus populaires de la capitale. Mais la raison de succès est surtout son rooftop sur lequel on trouve un bar : il offre un superbe point de vue sur le Sacré-Coeur et Montmartre. L’ambiance est détendue et les cocktails excellents. Le Generator est situé près du Canal Saint-Martin, un quartier dynamique et tendance dont la réputation n’est plus à faire. Encore une fois, nous vous conseillons d’y organiser votre événement au printemps ou en été. Nous y avons soufflé nos huit bougies et le moins qu’on puisse dire c’est que la vue était au rendez-vous.

Terrass Hotel

Cet hôtel situé dans le 18ème arrondissement offre une vue à couper le souffle sur tout Paris. La Tour Eiffel, les Invalides, le Sacré-Coeur… Tous les plus beaux monuments de la capitale sont visibles depuis ce rooftop. Le lieu a accueilli de grands artistes au cours de son histoire, de Pierre Brasseur à Colette. Tous venaient se détendre et bavarder au bar de l’hôtel. C’est bien évidemment cette terrasse panoramique qui a donné son nom à l’établissement. Si le beau temps n’est pas au rendez-vous, sachez que l’hôtel possède également  un espace couvert dédié aux événements.

Des animations adaptées pour votre événement

Maintenant que vous avez votre espace extérieur idéal, il est temps de se concentrer sur les animations événementielles. Bien évidemment, il ne sera pas possible de décliner toutes les activités en extérieur. Mais ne vous inquiétez pas, il existe plein de possibilités ! Les animations digitales sont certainement celles qui demandent le plus de logistique. Effectivement, les prises électriques ne poussent pas (encore) dans les champs.

Néanmoins, il est tout de même possible d’inclure le numérique à votre événement en extérieur. Le mapping par exemple a un effet encore plus impressionnant en plein air ! Ce dérivé de la réalité augmentée permet de créer des animations qui vont “interagir” avec un bâtiment. Avoir un point de vue extérieur sur ce dernier est donc essentiel.

Si vous voyiez les choses en grand, sachez également qu’il existe aujourd’hui des spectacles de drones. Avec ce genre d’animation, vous pouvez être sûr que vos invités seront bluffés.

Dans le cas où votre événement se déroule dans les jardins d’un château, d’une galerie ou même d’un musée, vous pouvez organiser une visite culturelle. Cela permettra à vos invités d’en apprendre plus sur le lieu. Nous vous en parlions dans notre articles sur les tendances de l’événementiel : sur les événement BtoB, les invités attendent plus d'animations culturelles.‍

Ce type de visite est donc parfaitement dans la tendance. Vous pouvez également programmer un concert ou un spectacle en extérieur. Les lives painting sont également très populaires. En tant qu'agence événementielle, il nous arrive régulièrement de conseiller des animations à nos clients. Si vous voulez en savoir plus, retrouvez dix idées d’activités dans cet article.

Le bon matériel pour un événement en extérieur

Cela semble logique, mais le matériel à utiliser pour la décoration n’est pas le même pour les événements en intérieur et en extérieur. Un des must-have pour ce type d'organisation sont les tentes. Elles sont extrêmement pratiques pour éviter que vos invités se retrouvent avec les pieds dans la boue. De plus, ce sont de bons replis en cas d'intempéries. Si vous que trouvez les modèles blancs qu’on voit de partout sont peu esthétiques, ne vous inquiétez pas : il existe des alternatives. Il est par exemple possible de créer des installations à l’esprit bohème qui s’intègrent plus naturellement dans l’espace. De plus, il y a une grosse logistique à prévoir du côté des installations électriques. Il faut prévoir des câbles mais aussi des générateurs. Le rôle d’une agence événementielle est aussi de vous conseiller sur les éléments à choisir pour votre décoration.

Événementiel : prévoir un plan B

Avec une bonne préparation, il n’y a aucune raison que votre événement en extérieur se passe mal. Aucune raison sauf… la météo. S’il y a bien un point que vous ne pouvez pas contrôler c’est celui-là! Votre application météo aura beau vous annoncer un grand soleil, tout peut changer en quelques heures. Il est donc essentiel d’avoir un plan de replis. Que ce soit une tente étanche, un espace intérieur ou même une grange (soyons fous), une agence événementielle saura vous conseiller sur les meilleures solutions.