Cinq outils pour améliorer le télétravail

Avec la situation actuelle en France, de nombreuses entreprises expérimentent le télétravail. Si c’est aussi une première pour vous, vous savez qu’il peut être compliqué de garder un rythme et une organisation de travail optimale durant ces périodes. Et cela peut avoir un impact sur l’efficacité de votre stratégie digitale. Heureusement, il existe de nombreux outils pour mieux s’organiser en télétravail. Ces derniers concernent principalement la gestion des tâches, mais aussi le dialogue entre collègues ou même la bonne-humeur au travail. Nous vous présentons nos 5 préférés.

Trello, l’outil de télétravail le plus populaire

Trello est un outil extrêmement pratique pour organiser ses tâches au quotidien. Si vous avez l’habitude de faire des To-Do List alors Trello est fait pour vous ! En effet, cet outil créé en 2011 est inspiré de la méthode Kaban Totoya. Il permet de diviser vos tâches par “tableaux” dans lesquels ont retrouve des “listes” et des “cartes” avec des sous-tâches. Ainsi, vous décomposez votre travail, ce qui donne l’impression d’avancer plus vite.

Vous pouvez organiser vos listes par thématiques, par étapes ou encore par jours afin de créer un rétro-planning. Il est également possible de créer des tableaux partagés pour faciliter le travail d’équipe. Trello possèdent de nombreuses fonctionnalités qui vont aider votre entreprise à mettre en place une stratégie digitale.

On retrouve ainsi la possibilité d’ajouter des notes à ses cartes, d’inclure des photos, des autocollants ou même des checklist. C’est donc un outil très efficace pour structurer un projet.

Trello a été créé pour améliorer la productivité mais, aussi le travail en équipe. En période de télétravail, où on ne peux pas voir ses collaborateurs, il est intéressant de savoir où chacun en est dans ses tâches et projets. Vous pouvez également attribuer des couleurs à chaque cartes.

Cette fonctionnalité est intéressante pour marquer les étapes d’un projet (rouge : urgent, jaune = à faire, vert = validé, par exemple) ou encore pour attribuer des tâches à chacun des membres de l’équipe (une couleur par personne). Trello possède une version gratuite et une payante. Si la seconde propose plus de possibilités, la première est tout à fait suffisante pour vous organiser en équipe.

Vous pouvez donc totalement l’utiliser pour mettre en place votre stratégie digitale. Trello est certainement un des outils les plus populaires quand on parle de télétravail, mais il vous permet aussi d’organiser votre vie de tous les jours. Vous pouvez par exemple créer un tableau dédié à la vie familiale, ce qui peut être très utile pour faire la balance entre vie professionnelle et vie personnelle quand on travaille depuis chez soi.

Slack, pour communiquer digitalement

La communication peut être un gros problème durant le télétravail. En effet, échanger par mail n’est pas toujours pratique. Parfois, un simple message suffit, mais on peut avoir également besoin d’envoyer une pièce jointe ou un dossier. Cet outil est disponible en version web mais aussi en application pour ordinateur et pour mobile.

‍Slack est un service de discussion instantanée qui permet de créer des conversations (nommées “chaînes”) par sujet ou thématique. Vous pouvez créer des chaînes pour discuter avec vos collaborateurs, mais aussi avec vos clients ou partenaires financiers.

Il est également possible d’être invités sur des chaînes en dehors de votre entreprise. Cela peut être très utile si vous réalisez de la prospection. Vous pouvez ainsi intégrer des groupes sur l’actualité du marketing digital ou encore une chaîne d’entraide entre startups. Mais il est également possible de parler à une seule personne à la fois dans la partie “messagerie instantanée”.

Slack est un outil très complet qui permet également de partager des fichiers, mais aussi de lancer des visioconférences. Dans le cas où toute l’entreprise est en télétravail, comme actuellement avec le COVID-19, cette option est très utile pour organiser des réunions à distance. Car télétravailler ne signifie pas ne plus voir ses collègues !

Au contraire, il est très important de maintenir un lien avec ses collaborateurs. Même si on sait très bien que tout le monde porte un jogging sous sa chemise... Il est également possible de connecter vos autres applications ou outils sur Slack. Vous pouvez par exemple intégrer un Google Drive ou encore des tableaux Trello à la discussion.

Transférez vos fichier avec Smash

Envoyer un fichier lourd par mail est toujours un problème : temps de chargement trop long, envoi impossible, fichier refusé. Bref, il faut trouver des solutions. Depuis quelques années, des outils disponibles gratuitement permettent de compresser les fichiers pour les transférer plus facilement.

Vous avez certainement déjà entendu parler de WeTransfer qui est certainement le leader dans son domaine. Mais récemment, un nouveau concurrent de taille à fait son entrée : Smash. Cet outil 100% français vous permet d’envoyer des fichiers sans limite de taille, une première. Il vous permet de générer un lien contenant vos fichiers (si vous voulez l’envoyer sur Slack par exemple) ou alors d’envoyer directement un mail personnalisé aux personnes concernées.

Vous pouvez même choisir de leur laisser un petit mot où une image lorsque leur dossier se télécharge. Cela peut être l’occasion de remonter le moral de ses équipes en période de télétravail.

Mais le plus gros point fort de Smash est certainement la sécurité. En effet, ce service Français vous permet d’envoyer en toute sécurité vos fichiers. Il est même possible de rajouter un mot de passe pour limiter la propagation de vos envois. Vous êtes également alerté à chaque fois qu’on ouvre un des liens envoyés.

De plus, ce service est gratuit et garanti sans publicité ! En tant qu’entreprise, vous pouvez souscrire à une offre payante, une cinquantaine d’euros par an, qui vous offre plus d’options. Vous aurez ainsi la possibilité de télécharger des fichiers jusqu’à 365 jours après leur envoi, au lieu de 14, ou encore de personnaliser à 100% l’écran d'attente lors du chargement des dossiers. Il est néanmoins tout à fait possible d’utiliser exclusivement la version gratuite, très performante.

Toggl Plan, pour un télétravail d'équipe

Télétravailler en équipe peut se révéler très compliqué, surtout si on ne sait pas exactement quelles sont les deadlines de chacun. Pour parer à ce problème, il existe un outil : Toogl Plan. Anciennement connu sous le nom de Teamweek, il permet d’organiser le temps que chacun va passer sur les différents projets. L’interface se présente sous forme de timeline.

Vous pouvez ajouter vos différentes tâches et celles de vos collaborateurs. Cela permet de savoir combien de temps est alloué à chaque projet. Avec Toggl Plan, vous pouvez vous organiser sur le long terme puisque cet outil propose d’afficher le calendrier sous forme de semaines, de mois, de trimestres… Vous avez donc une vision plus large des différents projets de votre entreprise.

Cela peut être très utile pour préparer une campagne de marketing digital. Vous pouvez planifier toutes vos actions de communication que ce soit concernant votre site web, vos newsletters ou encore vos réseaux sociaux.

De plus, vous pouvez synchroniser Toggl Plan avec d’autres outils tels que votre calendrier Apple (iCal) ou encore Trello. C’est un très bon moyen d’être sûr que toute une équipe travaille de concert sur un projet. Vous pouvez également créer un calendrier dédié à la vie globale de votre entreprise : la date de grands événements, les deadlines avant de grands projets ou encore les rendez-vous de chacun. En outre, cet outil est extrêmement simple d’utilisation.

Son interface a été pensée pour être interactive. Vous avez seulement à créer une nouvelle tache puis à la placer dans votre timeline. Toggl Plan est gratuit jusqu’à 5 collaborateurs, après il faut souscrire à un abonnement. C’est donc un très bon outil pour les startups qui cherchent à mieux s’organiser que ce soit en télétravail ou non.

Team Mood, l’outil de mesure du bien-être au travail

Durant la période de confinement que nous vivons actuellement, il peut être difficile de garder le moral, surtout si on vit seul. Notre travail occupe une grande partie de notre vie et il est important de se sentir bien dans son entreprise pour être productif. En effet, plusieurs études ont montré qu’un employé heureux est un employé efficace.

Et cela est plutôt logique : quand on se sent bien dans son entreprise, on a plus envie de travailler et de bien faire les choses. C’est pour cela que vous assurez du bonheur de vos employés ou collègues est très important. Pour cela, il existe Team Mood. Cet outil, inspiré de la méthode agile, permet de prendre la “température” de votre équipe.

Tous les jours, vos employés vont indiquer leur degré de satisfaction : très bon jour, bon jour, jour normal, journée compliquée, journée très compliquée.

Cela se fait de façon très simple via un mail. Vos employés n’ont plus qu’à cliquer sur l’humeur qui leur correspond, sans même avoir besoin de se connecter. De plus, Team Mood est un outil anonyme. Vous ne ferez pas un suivi personnalisé, mais plus un constat global. Cela permet à vos employés d'être plus sincères face à leur ressenti.

On n’ose pas toujours avouer que quelque chose ne va pas en face à face est cela est parfois plus simple de manière anonyme et indirecte. Cet outil de mesure du bien-être au travail répond à une demande des employés : se sentir plus écoutés par leurs employeurs. Il est important de garder ce lien, même en télétravail.