Comment organiser un événement digital ?
Le confinement est loin d’être fini pour le secteur de l’événementiel ! Mais ne vous inquiétez pas, il est possible d’organiser des événements à distance en les digitalisant.
Evénement digital
Organiser un événement à distance signifie avant tout de le digitaliser. Grâce à la technologie, il est aujourd’hui possible d’organiser de nombreuses actions de communication. En effet, de plus en plus de personnes sont équipées d’un smartphone, d’un ordinateur ou encore d’une tablette (voire des trois). Même s’il existe toujours des zones blanches, une large majorité des Français ont aujourd’hui un accès convenable à Internet. Il est donc tout à fait envisageable d’organiser ce type d’événement. De plus, l’organisation de rassemblements de plus de 10 personnes va rester interdite même après le 11 mai. Le digital est toujours une bonne solution pour continuer à faire vivre son entreprise, mais aussi à garder du lien avec ses consommateurs. Mais vous allez voir que cela n’est pas la seule raison pour laquelle vous devriez organiser des événements digitaux.
Tout d’abord, organiser un événement digital permet de réduire les coûts de ce dernier. En effet, plus besoin de louer une salle ou encore de faire appel à un traiteur ! Tout le monde peut participer à l’événement directement depuis son canapé ! Vous vous libérez donc de certaines contraintes matérielles et monétaires. Cela va vous permettre d’investir plus dans la communication autour de votre événement par exemple. De même si vous êtes un start-up, cela peut être intéressant financièrement parlant d’organiser un séminaire ou une conférence à distance. Vous aurez néanmoins besoin d’un peu de matériel comme un micro ou encore une bonne caméra (même si certains smartphones font très bien l’affaire aujourd'hui). Comme pour un événement classique, vous pouvez faire appel à une agence événementielle pour vous aider à organiser ce moment. Des professionnels sauront par exemple vous aiguiller sur les meilleurs outils à utiliser ou encore les thématiques les plus pertinentes pour votre événement digital.
Les différents types d’événements digitaux
Quasiment tous les types d’événements peuvent être déclinés en version digitale. En effet, même si la quantité d'animation que vous pouvez proposer est plus limitée, il est néanmoins possible d’engager et de divertir sa communauté via un événement à distance. Les formats les plus populaires pour ce type d’événements restent les talks, les conférences et les workshops. Les webinars (séminaires digitaux) se sont d’ailleurs multipliés ces dernières années. Il reste néanmoins préférable de privilégier les événements durant lesquelles l’animation se faire surtout par la voix. En effet, il sera relativement compliqué d’organiser une journée portes ouvertes au spa en version digitale, même si rien n’est impossible ! Dans ce cas précis, on pourrait imaginer que vous ayez fait envoyer une boxe de produits de beauté aux participants et que vous diffusiez en live une vidéo explicative pour les initier aux massages. Organiser un événement digital demande un peu de créativité !
Il est même possible de reproduire des événements plus interactifs en version digitale. Pour un team building par exemple, il est possible de d’organiser certaines activités via un simple ordinateur. Avez-vous déjà entendu parler des chasses au trésor numérique ? Comme dans sa version classique, le but est d’aller d’indices en indices pour trouver un trésor. Impossible à faire depuis son canapé ? Vous allez être surpris ! Il est possible d’organiser une chasse au trésor grâce à Google Maps. Pour cela, les participants vont devoir trouver des coordonnées géographiques. Cela a par exemple été organisé pour la sortie de la dernière saison de Game of Thrones en 2019. Google Maps a d’ailleurs lancé sa propre chasse au trésor et ce dernier n’a pas encore été trouvé ! Vous pouvez demander à une agence événementielle de concevoir pour vous le parcours. Organiser un projet à distance demande de l’organisation, mais au final, ce n'est pas si compliqué ! Après tout, Netflix est bien en train de produire une série qui sera tournée entièrement à distance?
Comment organiser un événement digital ?
Rentrons dans le coeur du sujet : comment organiser un événement à distance de A à Z ? Au final, cela n’est pas très différent du processus habituel. Comme pour un “vrai” événement, vous allez devoir définir des objectifs, un thème, prendre contact avec des intervenants ou même monter un plan de communication. Il faut digitaliser complètement le processus pour arriver à un résultat satisfaisant. Définir des objectifs précis, mesurables et quantifiés est extrêmement important, car cela vous permettra de mesurer l’efficacité de votre événement. Pour un événement digital, vous pouvez faire appel à des intervenants. Dans le cadre d’une conférence ou d’un webinar, ils viendront appuyer votre propos et apporter un avis d’expert. Il faut également choisir l’outil via lequel vous allez diffuser votre événement. Une agence événementielle peut s’occuper de coordonner tout ce processus pour vous.
Pour communiquer sur votre événement, le mieux est là encore de passer par le digital. Vous pouvez diffuser une campagne via les réseaux sociaux ou encore avec des newsletters. Concernant le déroulé de votre événement pensez toujours à prévoir une solution d’urgence, si votre micro tombe en panne ou que votre ordinateur cesse de fonctionner par exemple. Cela vaut spécialement pour les événements digitaux qui se déroulent en live. Après votre conférence, workshop ou webinar, vous pouvez proposer à vos invités un replay de ce moment, mais aussi envoyer un compte rendu. Dans ce type d’événement, prendre des photos est très difficile, envoyer ce type de contenu permet donc de garder du lien. Concernant les goodies, vous vous doutez bien qu’il est impossible de les distribuer à travers l’écran. Vous pouvez en revanche distribuer des codes promo pour votre site ou encore faire livrer à l’avance des goodies directement chez vos invités. Cela peut également fonctionner avec un buffet ! De nombreuses entreprises proposent de distribuer des repas à domicile.
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Quels outils utiliser ?
Comment diffuser votre événement digital ? La première question à vous poser est de savoir si vous souhaitez organiser cela en live. Si ce n’est pas le cas, comme dans le cadre d’un MOOC par exemple, vous pouvez simplement envoyer le lien de votre vidéo publiée en non répertorié sur YouTube, ou encore une présentation PowerPoint (ou tout autre outil de création de diaporamas). En revanche, si vous souhaitez vous tourner vers une diffusion en live, plusieurs outils sont disponibles.
- Les réseaux sociaux
De nombreux réseaux sociaux proposent à leurs utilisateurs de diffuser des vidéos en live. C’est par exemple le cas de Facebook, d’Instagram, de TikTok, de YouTube ou encore de Twitter, via la plateforme Periscope. C’est très certainement le moyen le plus simple de diffuser votre événement, spécialement si vous jouissez d’une bonne réputation sur la plateforme en question. En revanche, vous ne pouvez pas contrôler qui va y assister. Il n'est donc pas possible d’y organiser des événements payants.
- Les outils dédiés aux webinar
Il existe plusieurs outils dédiés aux webinars. Ils vous permettent de diffuser une vidéo en live, mais également de faire une présentation, de changer de fond de votre vidéo pour plus de personnalisation ou encore de mettre en place un tchat. Certains vous permettent également de faire payer l’entrée sur le live. Un de ces outils les plus populaires est Zoom qui a connu un véritable boom durant le confinement.
- Twitch
Twitch est la plateforme préférée des influenceurs pour diffuser des vidéos en live. Elle est très pratique, gratuite et vous pouvez y organiser toutes sortes d’événements. Il y est même possible d’y faire des dons à la personne qui diffusent le live.
- Laissez parler votre imagination
Pour vous démarquer et être sûr de faire parler de votre événement, vous pouvez choisir de le diffuser de façon originale. Certaines marques ou artistes font par exemple des happenings sur les plateformes de jeux en ligne !
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Trois exemples d'événements digitaux
Depuis le début du confinement, plusieurs événements digitaux de grande ampleur ont eu lieu et certains dispositifs ont été mis en place. Voilà trois exemples pour vous montrer ce que cela peut donner.
- Concert de Travis Scott
Le rappeur Travis Scott a organisé quatre concerts digitaux dans via la plateforme de jeu en ligne à succès Fortnite. Ces événements ont été un véritable succès puisque, en tout, ce sont 12 millions de fans qui ont pu assister à ce concert géant !
- Concert Lady Gaga
La chanteuse et actrice Lady Gaga a organisé le 18 avril “One world : together at home”. Ce concert rassemblait pendant toute une nuit des dizaines de grands noms de la chanson, tel que Paul McCartney, Elton John ou encore Billie Eilish ou Angèle. Il a été diffusé - entre autres- sur YouTube où il a rassemblé 22 millions de personnes !
- Des matchs de foot à distance ?
Pouvoir vivre l’ambiance d’un stade de foot dans votre salon sera bientôt possible. Avec l’arrêt des différents tournois de la saison 2019/2020, les supporters de football ont vu leur rêve de stade disparaître. Mais pour pallier une éventuelle poursuite de cet arrêt forcé, des Allemands ont créé l’application MeinApplaus.de qui permet - grâce à des haut-parleurs placés dans un stade - de faire ressentir aux joueurs les émotions des supporteurs. Vous pourrez donc applaudir ou huer une équipe grâce à un simple bouton.