Distanciation sociale lors d’un événement

La distanciation sociale ou l’expression tristement tendance de ces derniers mois, devenue synonyme de calvaire pour les acteurs de l’événementiel. Des logiciels spécialisés aux applications mobiles, la technologie vient à la rescousse du monde de l’événementiel. Explication.

"J’adore quand un plan se déroule sans accroc", se réjouissait souvent Hannibal dans la célèbre série l’Agence-Tout-Risque. Et de ce leitmotiv, les professionnels de l’événementiel aimeraient en faire, aujourd’hui, leur mantra. 2020 et le Coronavirus a malmené le secteur de l’événementiel, jusqu’à un arrêt presque total pendant de longs mois. Faire preuve de créativité a été le plus grand défi de ces acteurs de l’événementiel. Ils ont développé de nouvelles offres de services digitalisés collaboratifs, tels des lives, des applications ou encore des visio-conférences…‍

Alors que le virus circule toujours, alors que la vie essaie de reprendre peu à peu son cours, le macrocosme de l’événementiel espère retrouver son rayonnement. Et du virtuel à la réalité, retrouver l’humanité d’un moment partagé, essence même de l’événementiel. Retrouvez ici notre top départ d’un tour de France des mesures sanitaires, tour des tips pour organiser un événement sécurisé.

Conférences, événements networking ou encore d’autres types de manifestations, doivent désormais en cette rentrée s’organiser dans le totale respect des mesures sanitaires gouvernementales. La plus difficile à mettre en place ?

‍La distanciation sociale. Dans l’univers de l’événementiel où la communication et l’échange sont les bases du concept, l’évidence ne semble pas au rendez-vous. Détrompez-vous, "Un problème sans solution est un problème mal posé", disait le savant Albert Einstein. Focus sur notre plan “sans accro“ pour faire respecter la distanciation sociale lors de vos prochains événements.

Distanciation sociale en événementiel : des solutions simples

Vous êtes peut-être tombé sur ces clichés virales qui ont fait le tour du net ces dernières semaines. Et vous ne rêviez pas… A perte de vue sur une pelouse encore bien verte, des box métalliques équipés de plusieurs chaises et alignés face à une scène lumineuse. A l’intérieur de ces installations atypiques, par groupe de deux à cinq personnes, des hommes et des femmes discutent, dansent et s’amusent… Happening géant ? Meeting politique ? Ni l’un ni l’autre. ‍

Il s’agissait plutôt du premier concert avec distanciation sociale à Newcastle en Grande-Bretagne. Respectant les mesures gouvernementales britanniques, interdisant comme en France, les rassemblements de plus de 5.000 personnes, les organisateurs du concert du musicien anglais Sam Fender, ont installé 500 plateformes de 5 personnes maximum devant l’esplanade lumineuse. Présentée comme "la première soirée dansante avec distanciation sociale du Royaume-Uni", elle marquait le lancement d’une série de concerts établis sous cette forme nouvelle et du moins originale, jusqu’au 13 septembre prochain.

Les gestes barrières y sont également respectés et rappelés par de nombreux panneaux informatifs. Le public doit aussi porter son masque lors de leurs allées et venues, aux toilettes et au bar, tout en préservant une distance de deux mètres dans les files d’attente. Les consignes ne s’arrêtent pas là : interdiction formelle de vaquer dans un autre box que le sien, et utiliser régulièrement les bornes de gel hydroalcoolique à disposition.

Si près des 2.500 personnes présentes à Newcastle se sont montrées enthousiastes face à ce dispositif, jugé rassurant et efficace, nombreux internautes ont souligné l’expérience contraire à l’esprit festif des concerts d'antan… Mais si les Anglais l’ont fait, pourquoi ce ne serait pas possible de notre côté de la Manche ? Des plus simples, au plus complexes, tour d’horizon de quelques solutions pour faire appliquer la distanciation sociale lors d’un événement.

Aménager l’espace événementiel

Les pays du globe ne sont pas logés à la même enseigne. En effet, les conditions de reprises des activités événementielles diffèrent selon les endroits du monde. Parfois, elles sont même différentes d’une région à une autre. Première étape ? Renseignez-vous sur la législation précise promulguée dans le canton de votre futur événement. Pour info, la distanciation sociale à respecter au sein des Etats-Unis est de 1,5 mètre dans certains Etats. Deux mètres au minimum entre deux personnes sont imposés par exemple au Royaume-Uni et au Canada. Dans notre chère France, les autorités ont, pour le moment, ordonné une distanciation sociale minimale de 1 mètre.

Après vous avoir renseigné sur le règlement à suivre ainsi que sur les mesures de santé et de sécurité à appliquer, prévoyez un réaménagement de votre espace événementiel. Gardez surtout en tête que vous devrez appliquer une distanciation minimale de 1 mètre entre les personnes pendant votre événement. Votre plan d’attaque ?

‍Travaillez étroitement en amont avec le site de votre manifestation et aménagez l’espace disponible de manière à créer des espaces distincts et distants les uns des autres. Par exemple, lors d’un événement networking, veillez à préserver deux mètres entre deux participants face à face. Dès l’entrée de votre événement, installez une distribution de masques et de solution désinfectante.

Et pour éviter les files d’attente ? Il vous suffit de limiter le nombre de personnes présentes à l’instant T, instaurez donc un système de séance sur rendez-vous. Autrement dit, différez les heures d’arrivée de quelques minutes de vos participants.

Ces nouvelles mesures accompagnées de leurs solutions, requièrent évidemment un ajustement du budget de votre événement. Le réaménagement de votre espace, l’augmentation des protocoles de nettoyage et de désinfection, l’adoption de nouveaux formats pour la restauration et d’autres aspects de votre concept interne auront un nouveau coup. Revoyez donc vos budgets prévisionnels.‍

Et ne baissez pas les bras : la plupart des mesures sont relativement simples et peu couteuses à instaurer. Puis, avec une organisation précise et sécuritaire, vous pourrez, dans le meilleur des cas, espérer obtenir le même nombre de participants que d’habitude.

Des outils digitaux de distanciation sociale pour votre événement

La technologie vient à la rescousse du secteur de l’événementiel ! Reprenez votre souffle, car si en tant que professionnels du secteur, vous avez l’obligation de trouver des astuces et des outils efficaces pour faire appliquer la distanciation sociale, le progrès technologique ne vous abandonne pas. Par exemple, la société Noba commercialisait, il y a quelques mois, des détecteurs de températures thermiques en Grande-Bretagne. Aujourd’hui, d’autres inventions technologiques viennent en aide aux planificateurs d’événements.

Distanciation sociale en événementiel : la cartographie des lieux

Elle va faciliter le retour des réunions et autres manifestations ! Cette première invention est signée par Allseated et oeuvre pour aider les organisateurs dans la mise en place des salles. Ce logiciel associe les règles de sécurité et les recommandations de chaque région. Ce nouvel outil utilise plusieurs algorithmes basés sur les différentes restrictions du gouvernement local. Il permet aux organisateurs d’événement de définir les différents paramètres de distanciation sociale et de prévisualiser l’espace une fois les restrictions appliquées. Très pratique, les organisateurs peuvent, à l’avance, savoir comment les nouvelles règles sanitaires affecteront la capacité, l’entrée dans le pièces et aussi, le service alimentaire.

Alerter en cas de non-respect de la distanciation sociale lors d’un événement

Un outils efficace pour faire respecter la distanciation sociale ? Faites confiance à la technologie Bluetooth ! Pour ce faire, il vous suffit de l’activer sur les applications ou autres appareils mobiles. Ce système vous permettra, en temps réel, de suivre les symptômes de la Covid-19 et en cas de contamination, d’alerter toute personne qui aurait été exposée au virus. Dans le monde “d’avant“, cette technologie était utilisée afin de connecter son téléphone à sa voiture ou à ses AirPods.

Désormais, elle s’associe à l’application StopCovid et ses variantes internationales. Au cours de ces deux derniers mois, une pluie de nouvelles inventions technologiques a déferlé sur notre société en pleine résistance face au virus. On peut citer le bracelet portable de Halo qui vibre à moins de deux mètres d’un autre bracelet. Conçu pour conserver les enregistrements de toutes les interactions précédentes, il peut être utilisé dans le cadre de recherche de cas contact… D’autres sociétés continuent de développer de nouveaux appareils sans fil et rechargeables qui peuvent être portés autour du cou ou au poignet. Les utilisateurs de ces appareils ont le moyen de signaler leur état de santé en temps réel.

Événementiel : les applications mobiles pour respecter la distanciation sociale

Les applications mobiles, qui au vu des circonstances provoquées par la pandémie, vont devenir vos meilleurs compagnons de route lors de l’élaboration de vos événements. Un petit tips ? Discernez l’application qui correspond à vos attentes. Avant de vous précipiter, prenez la peine de vérifier quelques éléments clés.

Par exemple, cherchez une application qui a de bonnes capacités d’intégration. Cela vous faciliterait la tâche si vous pouvez intégrer directement vos propres technologies événementielles à l’application. Autrement dit, inclure une billetterie, des plateformes d’événements virtuels, des cartes numériques ou encore des outils d’interactivité avec votre public.‍

De plus en plus de fournisseurs d’applications événementielles sont en mesure de personnaliser les connexions entre leur technologie et votre logiciel existant en fonction de votre concept. Dans le cas contraire, votre technologie sera fragmentée, divisée, et cela sera une perte de temps et d’énergie pour vous.

Face à l’ampleur d’un tel virus, l’incertitude règne en maître. Le plan infaillible n’existe pas. Mais vous avez désormais toutes les cartes en main pour organiser un événement "sans accro". Aussi, pour garder vos participants en sécurité face au Coronavirus, vous pouvez essayer de vous assurer qu’aucune personne infectée ne puisse entrer en contact avec eux. Comment faire ?

Aujourd’hui, nombreux organismes privés optent pour des outils de dépistage adéquats pour l’événementiel, en plus de ceux destinés au respect de la distanciation sociale. Aujourd’hui, nombreuses entreprises n’ont pas les moyens d’investir dans des infrastructures coûteuses telles les différents box au concert de Newcastle.

‍La prise de température demeure donc un des moyens les plus pratiques et bon marché. Caméras thermiques ou encore thermomètres, tous s’utilisent sans contact. Méfiez-vous des taux de précision des résultats pour chaque dispositif, vérifiez en amont la qualité de votre appareil. Pour conclure en empruntant encore ces mots à l’Agence-Tout-Risque, rappelez-vous : "Seul je suis bon. Avec mon équipe je suis imbattable." Alors, à vos organisations !…

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