Événement : 10 points à aborder lors du repérage
Choisir le lieu idéal pour organiser un événement n’est pas simple. Vous allez être amenés à visiter de nombreux espaces pour trouver la perle rare. Choisir entre deux endroits peut être difficile et c'est pour cela qu’il faut poser le plus de questions possible lors du repérage. Voici dix points à aborder à ce moment-là, selon une agence événementielle.
1. Vérifier la superficie
Tout d’abord, il faut vous assurer que la superficie du lieu que vous souhaitez louer pour votre événement. En photo, un espace peut paraître plus grand ou plus petit que dans la réalité. Il faut également différencier la capacité légale et la capacité réelle. Une fois votre décoration, vos animations ou même votre buffet installés, vous vous retrouverez avec de l’espace en moins. Et la dernière chose dont on a envie lors d’un événement est d'être beaucoup trop serré ! Pour être sûr que cet endroit est fait pour votre événement, n’hésitez pas à mesurer les espaces avec un mètre, pour voir si tous les éléments que vous comptez installer rentrent, mais aussi à beaucoup discuter avec le propriétaire ou le gestionnaire. Ce sont souvent eux qui s’y connaissent le mieux et qui seront les plus à même de vous renseigner sur l’espace que vous allez louer.
2. Ce lieu est-il accessible ?
Où se situe votre espace ? Est-il à proximité des transports en commun ? Doit-on s’y rendre en voiture ? Auquel cas, y-a-t-il un parking à disposition et quelle est sa capacité d’accueil ? Ce sont autant de questions à vous poser lorsque vous faites des repérages pour un événement. Ces détails peuvent paraître anodins, pourtant ils font souvent toute la différence ! Il est important de prendre ces questions en compte pour que tout se déroule bien le jour J, même avant le début de votre événement. Vous pouvez également en profiter pour vérifier les différents accès aux “coulisses”. Y-a-t’il un espace où vous pouvez garer une camionnette contenant votre matériel ? Ou alors, aurez-vous besoin de déplacer votre véhicule ? L'accessibilité prend également en compte les déplacements des personnes à mobilité réduite. S’il n’y a pas de rampe d’accès ou d’ascenseur alors faire venir une ou plusieurs personnes en fauteuil roulant sera très compliqué !
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Vérifier l'accessibilité du lieu pour un événement[/caption]
3. Pouvez-vous personnaliser cet espace pour votre événement ?
Lors de l’organisation d’un événement, vous allez être amené à personnaliser l’espace que vous louez, que ce soit avec de la décoration ou de la PLV. Quand vous êtes en repérage pour un lieu, pensez à demander au propriétaire, qu’elle sont les options, si vous pouvez changer des objets de place par exemple. Il est possible que du matériel comme des chevalets ou des écrans soient déjà présents sur place par exemple. De plus, certains espaces peuvent être aménagés de façon spécifique. Il existe des cloisons amovibles qui permettent d’agrandir ou de réduire un espace. Dans les lieux plus anciens, si vous décidez de louer un château par exemple, il existe d’autres options comme des rideaux ou des tentures. Les responsables du site auront certainement des solutions à vous proposer. Et si ce n’est pas le cas, tournez vous vers une agence événementielle qui a l’habitude de ce genre de problématiques.
4. Les équipement disponibles sur le lieu choisi
Quels sont les équipements disponibles sur place ? Avez-vous accès à des cuisines par exemple ? Le jardin ou la terrasse sont-ils mis à disposition ? Ce sont autant de questions qui doivent être posées durant votre première visite. Pour organiser au mieux votre événement, il faut bien connaître le lieu qui va l'accueillir et cela se prépare dès les repérages. Suite à ce dernier, vous - ou une agence événementielle - réaliserez un devis pour connaître les éléments que vous devrez apporter le jour J. Cela est très important pour être sûr de ne rien oublier. Tous les détails comptent et il n’y a pas de question bête. Il vaut mieux soulever beaucoup de problématiques auprès du propriétaire des lieux le jour du repérage plutôt que de faire des allers-retours par mail. Pensez également à bien noter toutes ses réponses, personne n’a une mémoire infaillible !
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Lors du repérage, vérifier les équipements[/caption]
5. Les normes de sécurité à vérifier pendant le repérage
S’il y a bien un élément qu’il ne faut pas prendre à la légère, c’est la sécurité. Durant votre repérage, prenez soin de demander où se trouvent les accès de sorties. Demandez également qu’on vous fournisse un plan du bâtiment où elles sont indiquées. En cas de problème le jour J, connaître ces accès peut vous faire gagner un temps précieux. De même, faites attention à ne pas cacher un panneau indiquant une sortie de secours avec de la décoration. Même si ce n’est pas très esthétique, il est obligatoire de les laisser apparents. Mais les normes de sécurité prennent également en compte les accès et handicapés et les commodités adaptées, comme les toilettes ou les salles de bain si vous comptez faire loger des gens sur place. Pour être en règle, le bâtiment doit en être équipé, selon la loi de 2015 sur l’accessibilité des bâtiments publics.
6. Quelle est la sonorisation de votre lieu ?
La sonorisation n’est pas forcément un élément qu’on prend toujours en compte lors d’un repérage de lieux pour un événement. Pourtant, elle est extrêmement importante. la musique et le son en général occupent une grande place dans votre événement et ce ne sont pas des éléments à négliger. Durant votre repérage, n’hésitez pas à demander quels sont les équipements sonores disponibles comme des enceintes, des câbles ou des platines de DJ. Ce sera toujours ça en moins à faire entrer dans votre budget ! De même, il est très important de penser à l’insonorisation. Si votre lieu est situé en ville ou à proximité d’habitation, il est nécessaire de vérifier que le son ne dérangera pas le voisinage. Personne n’a envie de s’exposer à une amende pour tapage nocturne. Tous ces détails peuvent être vus avec le propriétaire ou le gestionnaire des lieux. Si vous voulez en savoir plus sur la musique en événementiel, ça se passe par ici.
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N'oubliez pas de vérifier le son avant l'événement[/caption]
7. L’équipement électrique disponible sur place
Pour brancher votre musique, mais aussi vos lumières ou écrans, il est nécessaire d’avoir une bonne installation électrique. Tous ces éléments font partie de la logistique et vous devez les prendre en compte pour concevoir le meilleur événement possible. Vérifiez donc s’il y a suffisamment de prises disponibles et, le cas échéant, si vous devez fournir ou non des multiprises. Demandez également quelle est la capacité maximale du lieu en termes de branchements, pour ne pas vous retrouver avec les plombs qui sautent. Demandez également où se trouve le panneau de contrôle électrique, au cas où il y aurait un problème. Toutes ces informations vous permettront de vous organiser au mieux avec les responsables sons et lumières de votre événement.
8. Où stocker le matériel pendant votre événement ?
Pour organiser votre événement, vous aurez besoin de matériel, que ce soit en termes de décoration, de nourriture ou d'animations. Et il vous faudra un endroit pour entreposer ce matériel. Demandez donc si le lieu que vous comptez louer dispose d’une remise, ou s’il faudra prendre sur l’espace disponible pour créer de fausse “coulisses”. Vous pouvez également demander où sont les accès si vous avez besoin d’amener des éléments imposants. Si vous avez déjà ne serait-ce que participé à un déménagement, vous savez que tous les meubles ne passent pas toutes les portes ! Ne s’improvise pas Stéphane Plaza qui veut. Pour vous aider dans la mise en place de votre scénographie vous pourrez ensuite faire appel à une agence événementielle qui a l’habitude de ce type de problématiques.
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Le repérage va vous servir à vérifier la capacité de stockage[/caption]
9. Quels horaires pour mettre en place et ranger ?
Vous ne pouvez pas louer un lieu juste sur la durée de votre événement. Il faut prévoir du temps pour aménager l’espace mais aussi pour le ranger. Ainsi, si votre événement se déroule de 18h à 22h, il faut prévoir au moins deux heures pour installer et pour ranger, voire plus ! Lorsque vous êtes en repérage pour un lieu, pensez à bien vérifier les disponibilités horaires des salles que vous comptez louer. Connaître ces éléments permettra de mieux vous organiser en amont du jour J. Pour savoir comment être efficace dans l’installation d’un événement, faites appel à une agence événementielle. Elle pourra vous donner des astuces pour optimiser votre temps. En événementiel, la notion de temps est essentielle car le timing doit être parfait pour que les invités passent un bon moment en votre compagnie.
10. Ce qui est compris dans le prix de location
Il est maintenant temps de parler argent. Que comprend le prix de location de la salle ? Est-ce qu’il faut prévoir un budget supplémentaire pour l’eau et l’électricité ? Certains lieux comme les hôtels proposent également un service de traiteur ou de bar, quel sont leur prix ? Y-a-t’il moyen d’avoir une offre si on compose un package ? Toutes ces questions vous permettront d’organiser au mieux votre budget. Sachez également qu’en fonction de la date et de l'heure à laquelle vous souhaitez réserver une salle, les prix ne seront pas les mêmes et peuvent changer du simple au double. Mais ces éléments sont également à prendre en compte si vous hésitez entre deux lieux après les repérages. Une agence événementielle sera la plus à même de négocier avec les responsables d’un espace pour vous obtenir les meilleurs prix possibles.