La logistique événementielle pour un événement d'entreprise
Vous avez sûrement déjà entendu parler de la logistique événementielle, mais savez-vous réellement de quoi il s’agit ? Souvent laissée de côté, elle est pourtant indispensable au bon déroulement d’un événement. La moindre erreur dans la logistique peut entraîner de terribles conséquences. Notre agence événementielle Paris vous délivre les secrets de la logistique événementielle pour un événement d'entreprise 100% réussi !
Organiser un événement n’est pas de tout repos. Chaque détail a son importance, il est donc nécessaire de ne rien laisser au hasard. Pour veiller au bon déroulement de votre événement, nul doute qu’une bonne logistique événementielle sera votre plus grand allié. L’idée est d’anticiper au mieux afin d’éviter toutes mauvaises surprises le jour de votre évent.
Qu’est-ce que la logistique événementielle ?
La logistique événementielle se définit comme l’ensemble des ressources nécessaires à la réalisation d’un événement. Les professionnels en logistique événementielle se chargent notamment du transport du matériel nécessaire de votre événement d'entreprise, du montage et du démontage de ce matériel. Ils s’assurent également que des aspects administratifs tels que les déclarations à la mairie. Lumières, sonorisation, installation scénique, ces professionnels veillent sur tout !
En outre, la logistique événementielle vise à anticiper les moindres détails de votre événement d'entreprise afin que ce dernier soit le plus réussi possible. Une fois l’évent fini, les logisticiens reprennent du service afin d’organiser le démontage et rapatriement du matériel. Évidemment, la logistique événementielle varie en fonction de l’événement. Un team building, un séminaire d’entreprise ou une soirée d’entreprise ne demandent pas la même logistique. De même qu’un défilé de mode ou un concert. Chaque événement nécessite des ressources différentes.
Pour un team building, par exemple, l'accent est mis sur les animations. Pour cet événement d'entreprise visant à favoriser la cohésion d'équipe, les professionnels en logistique événementielle veilleront à ce que les animations soient préparées en amont. Notre agence événementielle Paris a d'ailleurs réaliser un team building 100% digital pour Orange Consulting. Ici, la logistique événementielle a été d'une grande importance.
Eh oui, les événements digitaux ont également besoin d'une bonne dose de logistique. Les plateformes de Live streaming doivent être au point afin que l'évent produise tout son effet ! Pour un séminaire d'entreprise, les experts en logistiques événementielle veilleront à ce que le lieu soit bien adéquat : matériel, wifi, ventilation le nombre de salles...On a tendance à l'oublier, mais chaque détail à son importance. Derrière un événement se cache en réalité un immense travail !
Les étapes logistiques pour un événement d'entreprise
La logistique événementielle ne se met pas en place en un claquement de doigts. Eh oui, pour que votre événement soit synonyme de réussite, il est nécessaire de respecter plusieurs étapes. La première chose à faire est de définir l’événement lui-même. C’est-à-dire, le but de l’événement. Pourquoi a-t-il lieu ? Cela permet par la suite d’identifier le type d’événement : anniversaire d'entreprise, séminaire d’entreprise, lancement de produit ou événement presse.
Ensuite vient la grande question du budget. Car oui, le budget déterminera la logistique de votre événement. Comme dit précédemment, chaque événement à une logistique événementielle bien à lui. Une fois que le budget est déterminé, vous pouvez choisir le lieu de votre événement d'entreprise.
Le choix du lieu est primordial ! Une fois que vous avez connaissance des dimensions et des aménagements déjà sur place, vous êtes en mesure d’identifier les ressources nécessaires à la réalisation de votre événement (projecteurs, sonorisation, création d’un espace de restauration, etc.…)
Le choix de la date est également l’une des étapes clés. Une fois celle-ci choisie, le réel travail peut débuter ! C’est à ce moment que vous pourrez contacter les différents intervenants ou encore réserver le matériel. Dès lors, la promotion et la communication de votre événement peuvent enfin commencer. En tant qu’agence événementielle, nous insistons sur l’importance de l’anticipation afin de veiller au bon déroulement de l’évent.
Les aspects de la logistique événementielle
La logistique événementielle regroupe un si grand nombre d’aspects qu’il peut être difficile de s’y retrouver. Notre agence événementielle Paris vous éclaire sur les différentes missions des professionnels de la logistique événementielle.
Avant l’événement, les professionnels veillent à ce que tout soit prêt pour le grand jour. Ils s’occupent notamment d’acheter ou de louer tous les éléments utiles à l’événement. La logistique événementielle regroupe également tout ce qui touche à la restauration, aux éclairages ou encore au stationnement (mise en place d’un parking). Les professionnels sont également en charge de l’accueil des invités. En outre avant le jour J, ces experts en logistique événementielle veillent à ce que toutes les ressources nécessaires soient mises en place.
Le jour tant attendu de l’événement, l’équipe de logistique installent tout le matériel. Elle vérifie son bon fonctionnement afin d’éviter une mauvaise surprise. De plus, les professionnels s’assurent que tous les invités ne manquent de rien et du bon déroulement de l’événement d'entreprise. Une fois l’événement touchant à sa fin, l’équipe de logistique événementielle est en charge du rangement du lieu (démontage des installations): le lieu doit être rendu à son propriétaire tel qu’il vous l’a confié.
Une agence événementielle expérimentée
Vous l’aurez compris, la logistique événementielle regroupe énormément de tâches et constitue une partie intégrante de l’organisation d’un événement. Elle est essentielle pour assurer la gestion du matériel, le transport dédié, la coordination des équipes et la mise en œuvre des aspects techniques comme l'audiovisuel.
C’est donc pour cela qu’il est souvent nécessaire de faire appel à une agence événementielle. Elle dispose des compétences requises pour gérer le processus du début à la fin, en tenant compte des délais, du cahier des charges, et en coordonnant l’acheminement des équipements et des accessoires nécessaires à l'événement.
N’attendez plus pour confier la gestion de votre projet à des professionnels qui sauront définir les besoins, prévoir chaque étape, et garantir la réussite de votre événement. Grâce à leur expertise en gestion de projets et en organisation logistique, ils peuvent offrir une solution adaptée à chaque type de manifestation, qu’il s’agisse d’un salon professionnel, d’une exposition, ou d’une réception.