Les microévénements vont-ils sauver l'événementiel ?

Et si on vous disait qu’il était encore possible d’organiser des événements, même en période de déconfinement ? Depuis peu, les rassemblements de plus de 10 personnes sont de nouveau autorisés, mais le gouvernement appelle à la prudence. Pour respecter les gestes barrière, vous pouvez néanmoins organiser des événements rassemblant un petit nombre de personnes. Ces rendez-vous peuvent être définis comme des microévénements et pourraient constituer le futur de l’événementiel. L'agence lndp vous révèlent tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un microévénement ?

Un microévénement est un rassemblement qui comporte peu d’invités. On va ainsi parler de microévénement quand une agence événementielle organise un rendez-vous dans lequel on va compter moins de 15 personnes.

Pour organiser un de ces petits événements, il va donc falloir réaliser un très bon ciblage parmi les invités. Vous pouvez ainsi choisir de convier une seule personne par entreprise s'il s'agit d'un événement BtoB. Dans le cadre d’un événement BtoC, vous pouvez, par exemple, choisir d'inviter uniquement des influenceurs.

Ces derniers se chargeront alors de relayer l'information sur les réseaux sociaux. Le pouvoir des influenceurs avec un grand nombre de personnes votre événement même s'ils n'y sont pas conviés. Dans le domaine du BtoC, il existe également des influenceurs que vous pourrez inviter et qui seront chargés de communiquer à propos de ce rassemblement sur des plateformes telles que LinkedIn.

Mais il est également possible de multiplier les microévénements afin de toucher une cible plus large. Vous pouvez ainsi  organiser plusieurs sessions pour une même soirée comme cela se fait par exemple pour les visites de musée. Vous allez alors donner un horaire précis à vos invités qui seront conviés durant un temps limiter un de vos événements. Il y aura un ancien roulement qui s’organisera sans que le nombre de personnes présentes ne dépasse jamais 15.

Mais il est également possible d’organiser  une communication événementielle itinérante qui voyagerait de lieu en lieu afin de rencontrer actuellement les consommateurs.  Par exemple ce que font les marques qui accompagnent le tour de France, à une plus grande échelle De plus, il est tout à fait possible de digitaliser une partie de votre événement.

Ainsi, un échantillon de personnes sera présent sur place et les autres invités peuvent être connectés à votre événement via différentes plateformes de webinar. Il existe des dizaines de solutions pour digitaliser votre événement que ce soit en termes d'animations ou d'organisation pure.  Le digital et les microévénements vont réellement définir le futur de l'événementiel dans les mois à venir.

Pourquoi organiser des microévénement ?

Même si les événement de plus de 10 personnes sont de nouveau autorisés, il est peu probable que le secteur retrouve une activité normale avant septembre 2020. Les agences événementielles et les annonceurs vont donc devoir s'adapter à la situation afin de trouver des solutions innovantes.  

Organiser un microévénement est donc une bonne solution pour créer des rendez-vous tout en respectant les mesures de sécurité sanitaires. Mais ce n’est pas le seul avantage de ce type de rassemblement. En effet, vous allez pouvoir créer un sentiment d’exclusivité, mais aussi vous rapprocher de vos potentiels clients. Il sera donc plus facile pour vous de les convaincre afin de convertir un achat.

Ces événements sont donc l’occasion pour vous de vous rapprocher de votre cible et d’en apprendre plus sur elle. Pour vous accompagner dans la conception de ce type de rendez-vous, vous pouvez faire appel à une agence événementielle.

Des professionnels sauront vous conseiller et vous orienter vers les choix les plus pertinents pour votre marque. Organiser un microévénement n’est pas chose facile. Il faut notamment bien réussir à choisir ses invités. Une agence événementielle sera à même de vous conseiller sur ce sujet. Si vous souhaitez inviter des influenceurs à votre microsoirée, vous pouvez également vous tourner vers une agence qui pratique le marketing d’influence.

Créer un sentiment d'exclusivité en événementiel

Un de grands avantages des microévénements est qu’ils créent un sentiment d’exclusivité chez les invités. En effet, on va avoir l’impression que tout est dédié à notre personne, des animations aux goodies.

Cela va renforcer le sentiment positif que l'on a  de la marque qui organise ce moment. L’exclusivité fait également partie des trois règles de la viralité avec l’expérience et l’ego. Vous devez donc faire vivre une expérience exclusive à vos invités, ce qui va flatter leur ego et donc assurer la viralité de votre événement.

Cette règle est très utilisée dans les relations presses digitales afin de donner de la visibilité à un projet ou à une campagne de communication. Il peut être intéressant de l'appliquer aux microévénements, car ils se prêtent parfaitement à ces trois éléments.

De plus, les petits événements vous permettent de dégager un plus grand budget par invité. Cela va vous laisser une plus grande liberté dans le choix des activités, du lieu ou même des goodies.

Pour un même budget, vous pourrez organiser un rassemblement beaucoup plus “luxueux”, ce qui va encore renforcer le sentiment d'exclusivité. En effet, dans le marketing le luxe, c’est cette émotion qu’on cherche à créer, car tout ce qui est luxueux est rare, et il faut donc être privilégié pour l’obtenir. En outre, avec ce budget, vous allez pouvoir faire vivre des expériences exclusives à vos quelques invités, ce qui va vous rapprocher de la viralité.

Quelles conditions sanitaires respecter ?

Mais même si vous avez la possibilité d’organiser des événements en comité réduit, il ne faut pas oublier de respecter les gestes arrière. Pour rappel, vous devez demander à vos invités de porter un masque, mais aussi de se laver les mains régulièrement ou encore de maintenir une distance de sécurité (au moins 1,5m).

Ces éléments peuvent vous sembler compliqués à mettre en place, pourtant c’est en eux que réside tout l'intérêt des mini-événements. Comme vous recevez moins de monde, il est plus facile de s’assurer que tout le monde les respecte. Vous devez donc adapter vos événements à ces mesures, afin de vous assurer que tout le monde les respecte bien.

Il va par exemple falloir disposer des distributeurs de gel hydroalcoolique à l’entrée et à la sortie de votre événement. Vous pouvez également offrir un masque personnalisé à tous vos invités. Et si le masque et le gel devenaient les nouveaux goodies de demain ? Vous pouvez les faire personnaliser pour vos événements afin d’inscrire votre marque dans l’esprit de vos invités.

Pour assurer les gestes barrière lors de vos événements vous pouvez également les digitaliser. En effet, grâce à la réalité virtuelle ou à la réalité augmentée, il est aujourd’hui possible d’assister à des événements sans vraiment y être.

Imaginez par exemple qu’une agence immobilière envoie un casque de réalité virtuelle à ses clients au lieu d’organiser des portes ouvertes dans un logement test.

Cela permettrait alors aux potentiels acheteurs de visiter leur futur logement sans bouger de chez eux ! Lors de fashion weeks ou de journée presse, on peut également imaginer des miroirs en réalité augmentée qui permettraient d’essayer virtuellement des vêtements et accessoires. En bref, il existe de nombreuses façons de faire respecter les gestes barrière, mais il est plus simple de le faire sur des mini-événements. Enfin, pensez à rappeler régulièrement ces règles sanitaires à vos invités tout le long de ces rassemblements.

Des exemples de microévénements

• Showcase

Les showcase sont des petits concerts qui rassemblent un public limité pour une ambiance plus intimiste. Cela permet aux fans d’être plus proches de leurs artistes favoris. En effet, il est plus compliqué de ressentir un sentiment d’exclusivité et d'intimité au milieu d’une foule de 15 000 personnes. Les showcase regroupent beaucoup moins de monde et vos invités auront l’impression de vivre un moment privilégié. Cet événement peut également être l’occasion de proposer des concerts acoustiques, qui changent beaucoup des rendez-vous musicaux habituels.

Vous pouvez ainsi tout à fait proposer des showcases lors d’événements professionnels ou non en tant qu’animations. Si le groupe ou le chanteur est connu, alors le sentiment d’exclusivité sera décuplé.

• Visites privées

Les visites privées sont un bon moyen pour intégrer une part de culture à vos événements professionnels. Les invités de ce type de moment raffolent de visites culturelles. Vous pouvez ainsi les emmener dans des expositions et musées. Il est tout à fait possible d’organiser des visites privées en dehors des heures d’ouvertures (pour un certain prix cependant).

Ce type de microévénement est parfait pour donner un sentiment d’exclusivité, car on a l’impression d’être dans un endroit “interdit” d’avoir un musée ou un château juste pour nous. Cela fait rêver, non? La culture est une des grandes tendances de l’événementiel pour 2020 et beaucoup d’agences cherchent à l’intégrer à leurs plans de communication.

• Team building

Les team building peuvent tout à fait être adaptés en version mini. Vous pouvez par exemple diviser vos équipes en groupe de travail. Bien évidemment il ne sera pas possible d’organiser de grandes soirées d’entreprises avant un moment. Mais il est tout à fait possible de mettre en place des activités (à moins de 10 personnes) en extérieur. Si vous souhaitez digitaliser ce genre d’événement, nous vous proposons dans cet article des idées de team building à distance.