Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Il peut être tentant d’organiser vous-même un événement pour votre marque. Pourtant, faire appel à une agence événementielle vous permettra de gagner du temps et de l’argent ! Voici 10 raisons qui prouvent que vous devez faire appel à des professionnels.

1. Vous n’êtes pas un professionnel de l’événementiel

Est-ce que vous demanderiez à un cordonnier de vous concevoir une balançoire ? Non, car cela n’aurait aucun sens ! Eh bien, c'est la même chose pour l’événementiel. En tant que marque, vous tentez tous les jours de vous améliorer pour devenir leader sur votre marché, et vous possédez donc une expertise. Mais malheureusement, tout le monde ne peut pas être expert en tout et il faut donc apprendre à déléguer certaines tâches, notamment ce qui touche à la communication événementielle.

Vu de l’extérieur, organiser un événement semble très simple. On a l’impression qu’il suffit de poser trois amuse-bouches sur une table, de lancer la première playlist Spotify venue et d’envoyer un SMS à tout son répertoire pour inviter beaucoup de monde. Pourtant, cela demande beaucoup plus de travail. Une agence événementielle va savoir comment organiser le moment parfait qui va correspondre à vos attentes, mais aussi à vos objectifs.

2. Une agence événementielle va vous faire gagner du temps !

Comme dit plus haut, organiser un événement demande du temps, beaucoup de temps. Une agence événementielle connaît les prestataires à contacter, elle sait quels sont les meilleurs lieux pour votre soirée d'entreprise ou votre séminaire. Des professionnels vont donc perdre beaucoup moins de temps sur ce type de recherches. Et nous le savons tous : les temps c'est de l’argent !

La démarche pour concevoir un événement demande beaucoup de recherche et de réflexion stratégique, ce qui peut sembler long pour des débutants dans le monde de la communication, mais qui est un automatisme pour des professionnels. Les process sont déjà en place et il est facile de les appliquer pour gagner du temps.

De plus, un événement demande de mobiliser beaucoup de ressources, notamment humaines. Vous ne pouvez pas l’organiser tout seul et demander aux membres de votre équipe de vous aider ne fera que les ralentir dans leurs tâches. Laissez donc une agence événementielle s’occuper de toute cette organisation pour gagner du temps, surtout si les délais impartis sont très courts.

3. Pas de bon événement sans idées originales

Pour organiser un événement qui va marquer les esprits de vos invités, vous devez proposer des idées originales. Que ce soit au niveau du thème, des animations ou même de la nourriture proposée, il est possible de proposer du jamais vu. Si vos invités apprécient votre événement, cela va inscrire positivement votre marque dans leur esprit, et ce pour longtemps.

Les agences événementielles ont l'habitude de travailler avec les marques et des prestataires très différents, ils ont donc une bonne idée de ce qu’il est possible d’imaginer, mais surtout de mettre en place pour un gala d'entreprise, un lancement de produit ou même un séminaire.

Il existe des agences spécialisées dans les événements BtoB, d’autres dans le BtoC et même certaines exclusivement tournées vers les team building. Pour trouver les bonnes idées, vous allez donc devoir vous tourner vers des professionnels spécialisés dans le type d’événement que vous souhaitez mettre en place.

4. Vous avez un budget serré

Vous vous dîtes sûrement que faire appel à une agence événementielle va vous coûter plus d’argent, spécialement si vous avez un budget très serré. Il est légitime de penser cela, pourtant cette pensée est souvent fausse. Certes, vous allez devoir rémunérer l’agence événementielle pour ses prestations et conseils, mais cette dernière va pouvoir vous faire réaliser des économies.

En effet, des professionnels connaissent les astuces pour économiser le plus d’argent possible. De plus, ils ont souvent des deals spéciaux avec des partenaires récurrents. Ils connaissent également les prix du marché, il y a donc moins de risque d’arnaques ou de mauvais achat. Enfin, concevoir un budget fait partie des compétences à avoir pour rejoindre une agence événementielle, vous savez donc à faire à des professionnels !

5. Trouver les contacts que vous n’avez pas

À force de travailler avec des traiteurs, des artistes ou tout simplement des gestionnaires de lieux, une agence événementielle va finir par connaître les bonnes personnes, celle avec qui il faut absolument travailler. Ils vont également avoir plus facilement accès aux personnes à contacter pour assurer la partie relations presse, car elles sont déjà dans leur base de données.

De plus, comme dit plus haut, en travaillant régulièrement avec des prestataires, les agences événementielles réussissent à conclure des deals et autres arrangements, ce qui est toujours positif pour votre événement. De plus, ces contacts vont eux-mêmes pouvoir leur donner d’autres contacts afin de proposer toujours plus d’originalité et de jamais vu.

En événementiel, vous devez valoriser l’exclusivité et l'originalité pour que vos invités passent un moment unique en votre compagnie. C’est ce souvenir qui va les faire aimer votre marque ! Enfin, les agences événementielles connaissent les influenceurs qui vont parler à votre cible et seront donc en capacité de les inviter à votre événement pour qu’ils relaient cette actualité sur leurs réseaux sociaux.

6. Des professionnels pour établir des deadlines

Organiser un événement demande de bien savoir manager un projet. Il faut respecter des deadlines précises afin que tout soit prêt en temps voulu.Certains éléments demandent un temps de production relativement long, il faut penser aux délais pour communiquer auprès de votre cible ou encore à la recherche de lieux qui ne sont peut-être pas disponibles aux dates que vous souhaitez.

Lorsque l’on travaille, il peut être difficile de gérer plusieurs projets à la fois, spécialement un en lien avec la communication alors que vous n’êtes pas directement concerné par le sujet. Avoir une idée des délais à respecter quand on n’est pas un professionnel n'est pas une mince affaire. Il faut donc faire appel à une agence événementielle afin de maximiser votre temps et votre rentabilité.

7. La communication événementielle ne se limite pas à un événement !

Votre événement est prêt : vous avez booké votre traiteur, réservé un lieu incroyable et prévu des animations qui vont bluffer vos invités. Mais où sont ces invités ? Avez-vous pensé à communiquer suffisamment afin qu’ils viennent  ?

L’événementiel ne prend pas en compte que l’organisation logistique, il fait avant tout partie du domaine de la communication. Une agence événementielle va ainsi vous prévoir un plan média, une communication digitale, une représentation auprès des chargés de relations presse et des influenceurs et d’autres formats tels que les newsletters.

Des professionnels sauront comment organiser tout cela sans oublier personne afin d’être sûr que le plus d’invités possible seront présents. Si votre événement est payant, une agence événementielle pourra également se charger de mettre en ligne la billetterie et de gérer les questions des internautes. En bref, une agence événementielle ne s’occupe pas seulement de la partie visible de l'iceberg, mais aussi de la partie invisible.

8. La partie logistique peut être un véritable enfer

Mais la partie immergée de l’iceberg ne comprend pas que la communication autour d’un événement. On doit également prendre en compte toute la logistique. Lorsque vous engagez un musicien ou un groupe pour animer une soirée par exemple, vous devez prévoir des amplis, des câbles, des micros. En bref : il va falloir s’occuper de toute la logistique liée au matériel.

Et il en va de même pour tous les autres points de vos événements de la restauration à la sécurité (plan Vigipirate et coronavirus obligent) en passant par les vestiaires. Les agences événementielles ont l’habitude de travailler avec des extra et des loueurs de matériel, il arrive même que certaines agences puissent vous proposer leur propre matériel !

9. Vous n’avez pas pensé à l’après

Nous vous avons parlé de “l’avant événement”, mais il faut également prendre en compte l’après. Votre communication ne s’arrête pas à la fin de votre événement. Vous allez devoir publier du contenu, que ce soit sur vos réseaux sociaux ou par newsletter pour continuer à garder un lien avec vos invités. Mais il va également falloir créer un reporting pour connaître l'efficacité de votre stratégie événementielle, mais aussi communiquer sur ce succès auprès de vos partenaires.

Pour cela, il faut analyser différents éléments de la satisfaction des personnes présentes à la visibilité que vous avez gagnés sur les réseaux sociaux. Une agence événementielle s’occupera également de récupérer les statistiques auprès des influenceurs afin que tout soit le plus précis possible.

10. Un événement n'est pas forcément votre priorité

Nous l’avons vu, organiser un événement demande du temps, de l’énergie et des compétences spécifiques. Votre entreprise et vos tâches quotidiennes vous demandent déjà toute votre attention, alors pourquoi vous rajouter du travail supplémentaire ? Surtout que des professionnels sauront vous proposer des idées originales et adaptées à votre stratégie de communication.

Cette dernière n’est pas forcément votre priorité, mais il est pourtant très important de la concevoir avec attention. Elle va vous permettre de vendre vos produits et services, mais aussi d’améliorer votre image de marque. Si vous souhaitez combiner un événement avec un autre moyen de communication, comme une campagne visuelle ou une stratégie digitale, vous pouvez vous tourner vers une agence 360.

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