Réussir son événement interne
L'événement interne est souvent le grand délaissé de l’événementiel. Portant, ils permettent de resserrer les liens entre collègues. Ce sont des moments où on va pouvoir faire connaissance avec de nouvelles personnes, mais aussi apprendre à mieux connaître les gens avec lesquels on travaille tous les jours. Et une équipe qui s’entend bien est une équipe productive !
Organiser un événement interne est la clé de la productivité pour vos employés. Plusieurs études ont prouvé que des personnes heureuses sont plus efficaces dans leur travail. Laurence Vanhée, une Chief Happiness Officer, raconte ainsi au magazine Usine Nouvelle qu’après avoir montré un film drôle et un film neutre à deux groupes, la productivité du premier groupe a augmentée de 10,4% ! Pour vous assurer de réaliser un bon événement d'entreprise, nous vous livrons tous nos secrets d’agence événementielle.
Bien définir l’objectif de son événement interne
Avant tout, il est important de bien définir l’objectif de votre événement interne. Pourquoi organisez-vous cet événement ? Que ce soit pour remercier vos collaborateurs en fin d’année, pour annoncer un changement ou encore lancer un nouveau produit, il est nécessaire de fixer un but clair pour informer correctement vos collaborateurs. Il existe également différents types d’événements que vous pouvez organiser en interne pour votre entreprise.
Si vous ne savez pas vers quel format vous tourner, il est toujours possible de demander conseil à une agence événementielle. Aujourd’hui, nous vous en présentons trois.
Les séminaires
Les séminaires peuvent se décliner sur un ou plusieurs jours. Ce sont des moments qui vont réellement aider à fédérer une équipe. Les membres vont apprendre à se connaître en dehors des horaires de travail et devenir ainsi plus proches. Des collaborateurs qui s’entendent bien vont, dans le futur, mieux travailler ensemble.
En effet, comme nous vous l’avons expliqué au début de cet article, un salarié heureux est un salarié efficace. Généralement, le séminaire possède un but éducatif. On va donc lui donner un thème et faire intervenir différentes personnes. Il est également possible de digitaliser un séminaire en le diffusant via Internet. On va alors parler de webinaire.
Les galas de fin d’année
Au moment des fêtes de fin d’année, il peut être intéressant de se rassembler pour célébrer une nouvelle année que se termine. Cela est aussi un moment idéal pour célébrer les efforts accomplis et les objectifs atteints. Ces galas sont toujours l’occasion de passer un bon moment entre collègues et de célébrer le travail d’équipe. Il est bien évidemment possible d’organiser des galas à d’autres moments que pendant les fêtes de fin d’année. L’anniversaire de votre entreprise peut par exemple être un bon moment pour ce type d'événement interne.
Les petits-déjeuners
Les petits-déjeuners sont des moments très conviviaux en terme d'événement interne. Ils permettent aux collaborateurs de se retrouver pour pouvoir échanger. Ce sont des événements que vous pouvez organiser régulièrement, tous les débuts de mois par exemple, ou de façon plus ponctuel. Cela permet d’inclure votre événement dans la journée des employés et de ne pas leur demander de rester plus tard le soir.
[caption id="attachment_16753" align="alignnone" width="720"]
Petit-déjeuner pour son événement interne[/caption]
Choisir le lieu et la scénographie de son événement interne
Maintenant que vous avez déterminé le type de l’événement et son but, il est temps de passer à la recherche d’un lieu. Vous pouvez bien évidemment choisir d’organiser ce moment au sein de vos locaux. Dans le cadre d’un petit-déjeuner par exemple, organiser l’événement dans vos bureaux sera plus pertinent. Vos collaborateurs pourront ainsi retourner travailler juste après.
En revanche, pour un gala ou un séminaire, vous devez peut-être louer une salle. Si vous comptez organiser un séminaire loin de votre ville et sur plusieurs jours, les hôtels pourront être une très bonne option. Vous pourrez ainsi combiner le logement et les salles de réunion. En effet, de nombreux hôtels proposent des salles réservées aux entreprises, voire même des amphithéâtres.
Si vous organiser un séminaire dans la ville de votre entreprise, pensez aux cinémas ou aux théâtres qui peuvent être adaptés aux conférences. De plus, ces lieux sont souvent très beaux et originaux, vos collaborateurs auront donc un sentiment d’exclusivité. Ils auront la sensation de passer un moment privilégié, ce qui renforcera leur attachement à l’entreprise.
Pour la scénographie, il est important de se tenir au thème de votre événement. Si on parle d’un moment très orienté “corporate”, la décoration devra rester sobre. Pour une soirée de gala ou un lancement de produit, vous pouvez être plus originaux et laisser parler votre créativité. Dans tous les cas, il est important de créer une cohérence avec votre identité d’entreprise. Sur des événements récurrents, vous pouvez mettre en place une identité dédiée avec un code couleur ou des symboles forts par exemple. Tout cela peut se réfléchir en collaboration avec une agence événementielle.
[caption id="attachment_16755" align="alignnone" width="720"]
Le bon lieu pour son événement interne[/caption]
Communiquer sur son événement interne
Maintenant que tout est prêt, il est temps de passer à la communication de votre événement, afin de toucher votre cible, et donc vos collaborateurs. Pour cela, il va falloir fixer une date. Privilégiez les jours de semaine et évitez le vendredi soir. En effet, vos invités n’auront qu’une idée : rentrer chez eux pour le week-end.
Il en va de même pour le mercredi, jour où les parents sont souvent moins disponibles. Les jours qui précèdent de vacances ou encore des jours fériés ou des week-ends prolongés sont également déconseillés. Pour être sûr de ne pas vous tromper sur la date, vous pouvez contacter une agence événementielle.
Une fois ces détails réglés, vous pouvez passer à l’envoi des invitations. Il existe plusieurs canaux pour faire venir les collaborateurs à votre événement.
Vous pouvez lancer les invitations via les canaux internes de l’entreprise, pas seulement via des mails. Vous pouvez ainsi utiliser des outils tels que Slack, WhatsApp ou encore les écrans présents dans vos locaux (si écran il y a).
La bonne vieille méthode des affiches reste encore efficace pour ceux qui veulent se passer de la technologie. Il est également bon de passer par les managers. Prévenez-les de l’arrivée d’un nouvel événement et demandez leur de faire passer le mot à leurs équipes. N’oubliez pas de faire plusieurs vagues d’invitations et des multiplier les canaux. Vous pouvez également envoyer des rappels à J-15, J-7, J-2...
Les animations qui resserrent les liens
Les événements d’entreprise sont également l’occasion de créer des liens entre les équipes. Vous pouvez rassembler des personnes qui travaillent tous les jours ensemble ou alors des groupes qui se côtoient peu. Cela peut être l’occasion de créer de nouvelles connexions pour vos employés. Il est donc possible de mettre en place des activités de team building. Pour rappel, le team building est un processus qui vise à rapprocher une équipe via diverses activités.
En tant qu'agence événementielle, nous avons eu l’occasion de proposer différentes activités de team building. En voici trois exemples.
Organiser un workshop pour son teambuilding
Les workshops sont des ateliers qui peuvent se pratiquent seuls ou à plusieurs. Vous pouvez donner différents thèmes pour chaque workshop. L’idéal est de faire des ateliers participatifs où tout le monde peut interagir.
Cela permettra de resserrer les liens. En effet, qu'y-a-t-il de mieux que de faire une activité manuelle tous ensemble pour se rapprocher ? De plus, vos collaborateurs seront fiers du résultat de ce workshop. Et qui sait, l’objet réalisé pourra peut-être être utile à l’entreprise !
Les escape game
En quelques années, les escape games sont devenu un grand classique du team building ! Le concept est très simple : on vous enferme dans une pièce et vous avez une heure pour résoudre une enquête et vous échapper. Cette animation favorise le travail d’équipe étant donné qu’il faut travailler main dans la main pour réussir à sortir de la pièce !
Le danger est de mettre ensemble des personnes qui ne s’attendent pas du tout ou avec de forts caractères. Cela va entraîner des conflits, particulièrement si vous vous retrouvez avec deux personnes qui veulent se positionner en leader. Il faut donc bien composer les équipes ! Néanmoins, cela va vous permettre d’en apprendre plus sur vos collaborateurs et sur la façon qu’ils ont de gérer une situation stressante.
Choisir les ateliers culinaires pour votre team building
Organiser un atelier culinaire va vous permettre de faire appel au marketing sensoriel. Ici, on va solliciter le goût et le toucher. Cuisiner ensemble est un excellent moyen de renforcer les liens entre différents collègues. C’est un véritable travail d’équipe, mais sans la pression des objectifs à atteindre !
[caption id="attachment_16756" align="alignnone" width="720"]
Team building pour renforcer les liens[/caption]
Penser à l’après événement interne
Ce n’est pas parce que votre événement est terminé que tout est fini ! Vous pouvez encore communiquer sur ce moment. Pour les gros événements tels que les galas ou les lancements de produit, il est essentiel d’envoyer un mot de remerciement. Il peut prendre la forme d’un mail, d’une newsletter ou encore d’un message sur les écrans de l'entreprise. Vous pouvez également offrir des goodies à la fin de l’événement en question pour que vos invités en gardent un bon souvenir.
Si vous voulez en apprendre plus sur les goodies, ça se passe juste par ici ! De plus, si vous avez réalisé une conférence ou un séminaire, il peut être intéressant de diffuser un compte-rendu de ce moment. Il servira de souvenir tangible de l'événement. Cela permettra également aux personnes qui n’ont pas pu être présentes à ce moment-là de prendre connaissance des différents éléments qui ont pu être évoqués.