Tips pour organiser un événement post-Covid
Coup de pompe pour l’événementiel ! A qui la faute ? La pandémie de coronavirus. En cette inédite rentrée masquée, le secteur espère regagner son allure de croisière. Top départ d’un tour de France des mesures sanitaires, tour des tips pour organiser un événement sécurisé.
Après la pluie viendra-t-il le beau temps dans le secteur de l’événementiel en cette première rentrée post-Covid ? Premier domaine à subir les restrictions sanitaires et certainement le dernier à retrouver sa pleine activité, il est une des grandes victimes du Coronavirus. L’heure est donc à la réadaptation pour les professionnels du milieu qui doivent faire face à de nouveaux enjeux.
"Rien n’est impossible. Il faut seulement un peu de courage.", écrit Régine Deforges, dans La Bicyclette bleue. En ce début septembre, il est grand temps de remonter peu à peu en selle et de braver l’ennemi invisible. A vos marques, prêts, partez… Pour un petit tour de nos meilleurs tips pour organiser un événement malgré les nouvelles mesures sanitaires.
42 % des événements annulés depuis mars
Avant de partir, remettons-nous en tête les chiffres du baromètre événementiel : ils donnent le tournis ! En juin 2020, on recensait l’annulation ou le report des trois quarts des événements prévus dans l’hexagone. 42% des événements se concentrant entre mars dernier et septembre, ont été annulés.
Les acteurs du milieu, annonceurs, organisateurs, agences et prestataires, espèrent une reprise réactive de l’événementiel dès ce 4ème trimestre. En d’autres mots, cette rentrée a des allures de course contre-la-montre : il faut rattraper le temps perdu ! Un des impacts clés de ce contexte post-pandémie sera la concentration de l’organisation des événements de septembre à décembre et notamment sur les mois d’octobre et novembre.
Pour quelles raisons ? Principalement, par soucis de logistique : un laps de temps décisionnel, organisationnel tout en prenant aussi en compte les contraintes d’optimisation budgétaire.
Que ce soit dans nos âmes, dans nos coeurs, ou bien dans notre vision du monde, il y a forcément un avant et un après dus à cette crise du coronavirus. Nous avons tous été confrontés à une même réalité, celle de l’inédit et l’anxiogénéité d’un pays mis à l’arrêt pendant 60 jours, par la profusion et la contradiction des sujets déversés en continu par les médias, ou encore par l’impact psychologique de ce confinement dans des conditions extrêmes pour une partie de la population. Sans oublier, le dévouement des soignants en première ligne ou encore, les plus malheureux qui ont vu leurs proches emportés par ce virus.
Cela conduit donc à une interrogation majeure : les interdictions enfin levées de se rassembler, les événements de nouveaux programmés, les invités seront-ils sereins pour se déplacer ? Est-ce encore une de leurs priorités dans ce contexte de crise économique grandissante ?…
Annoncée le 11 août dernier par le Premier Ministre Jean Castex, l’interdiction des événements de plus de 5.000 personnes est prolongée au moins jusqu’au 30 octobre prochain. Courbant l’échine tels des félins, les organisateurs doivent s’adapter à quelques restrictions sanitaires afin de mettre en place des événements respectant les consignes gouvernementales et assurant une sécurité sanitaire optimale pour leur public. Détermination, audace et envie, sont sur la ligne de départ.
1. Créer un événement rassurant et sanitairement sécurisé
Selon une étude de l’IFOP de juin 2020, 93% des Français interrogés se disent inquiets de participer à nouveau à divers événements dans le contexte sanitaire actuel. Organisateurs prenez donc les devants ! Dès le lancement de la campagne de communication de votre événement, mettez l’accent précisément sur les conditions de sa tenue. Un seul mot d’ordre : rassurez votre public ! Après le traumatisme du confinement et d’un monde partiellement en stand by, l’attente principale des gens porte désormais sur les mesures sanitaires prises par les organisateurs.
En effet, toujours selon l’étude, 53 % des personnes du panel placent cette condition parmi les deux critères les plus importants pour leur donner envie de participer à nouveau à un quelconque événement.
Pour une fois, le mieux n’est pas l’ennemi du bien ! Au contraire : instaurez des mesures fortes et mettez-les en avant. Votre public sera rassuré et votre événement gagnera en attractivité. Faisons le point sur quelques mesures médaillées comme étant celles les plus incitatives : la possibilité du respect de la distanciation physique, la limitation de la jauge de 5.000 personnes, le port du masque obligatoire, une team formée à cette nouvelle problématique du coronavirus et équipée de matériel sanitaire et enfin, la mise à disposition de gel hydroalcoolique en quantité suffisante.
A l’ère de la communication du "monde d’après", ne rechignez pas sur les détails, prenez bien le temps d’expliquer en amont et clairement, les mesures mises en place sur le lieu dudit événement afin de réduire les risques de transmission du virus. Titillez la curiosité et l’envie de votre public. Une seule règle d’or : mettez l’accent sur un événement sécurisé sur le plan sanitaire et donc, par ricochet, propice à la détente.
2. Adapter le lieu aux mesures gouvernementales événementielles
Un nouveau chantier se dresse face à vous : votre lieu événementiel va devoir être modelé pour respecter les mesures gouvernementales. Première condition ? Les activités rassemblant plus de 1.500 personnes doivent être déclarées en préfecture, afin que puissent être garanti le respect des précautions nécessaires. Seconde condition ? Toujours et encore, l’application des protocoles sanitaires mis en place par le gouvernement depuis le début de l’épidémie. Autrement dit, le respect des gestes barrières, le port du masque obligatoire pour les personnes de plus de 11 ans dans les lieux clos et les zones où cela a été progressivement étendu par les municipalités, et essayer au maximum de privilégier une distanciation physique.
Allez donc sur le terrain et prenez la peine de vérifier que votre lieu puisse, certes accueillir des rassemblements, mais surtout est en mesure de respecter des critères sanitaires élevés tels entre autres la distanciation physique entre les participants, une aération optimale, un sens de circulation ou encore une facilité de désinfection des zones à risque.
Pour les moins frileux et les malchanceux qui ne seront pas en mesure de respecter les règles gouvernementales, n’hésitez pas à braver le temps et à organiser votre événement en plein air.
De plus, ce mois de septembre nous offre encore une météo estivale. Précisons que les événements au grand air sont plus attractifs et rassurent le public en période de pandémie. Retrouvez sur le site du Ministère de la Culture, les recommandations sanitaires et les variantes selon les différents types d’activités.
3. Inciter à l’achat de billets en ligne pour votre événement
Ce nouveau point est promesse d’efficacité : une mesure rassurante, gage de protection sanitaire face au Covid-19. Pour limiter le nombre de tickets de votre événement mis en circulation, et ce grâce à des quotas, créez une billetterie virtuelle ou un site d’inscription en ligne. Maître des billets, vous préservez le contrôle sur le nombre de personnes qui assisteront à votre événement. D’après un célèbre proverbe turc : "Faites vous rare, on vous aimera." et cela fait échos à l’univers de l’événementiel. En effet, aux yeux des potentiels participants, la limitation de la jauge est un des critères les plus mobilisateurs et attise l’envie de participer.
Communiquez sans faille, incitez-les donc à réserver leurs places en ligne via votre billetterie. Vous ferez d’une pierre deux coups : réduction du nombre de billets papiers - préservons notre planète ! - mais aussi des contacts physiques et des files d’attente sur place - dommage pour toi Coronavirus !… Génération 2.0 bonjour, tout se déroulera par un terminal de contrôle électronique qui scanne les e-billets directement sur les téléphones des participants. Et le bonus en prime ? Aucun contact physique entre ces derniers et votre précieux staff.
4. Covid-19 : privilégier la distanciation sociale
Continuons sur notre lancée, il vous faut être redoutablement efficace lors de votre contrôle d’accès. C’est QFD ! Vous devez réduire vos files d’attente où la proximité entre les gens est généralement élevée et qui pourraient faire les beaux jours du virus. Pour ce faire, installez un outil vous permettant d’obtenir des stats de flux en direct avec une solution adaptée à votre événement. Investissez dans des outils adaptés, application mobile ou encore des terminaux de scans professionnels. Si quelques succulents mets s’invitent à la fête, il est évident que vous devrez veiller à respecter des mesures d’hygiène supplémentaires. Un dernier conseil, oubliez le buffet d’antan et privilégiez un service au plateau. Cela évitera tout attroupement gourmand et encore une fois, la distanciation sociale sera de mise.
Vous êtes désormais rodés pour réaliser de nouveaux événements qui n’auront plus jamais l’ambiance de l’ancien temps. La crise sanitaire a bousculé le monde de l’événementiel et il est évident, que ses impacts psychologiques sur la population redistribuent de nombreuses cartes et remettent en cause les formats traditionnels événementiels. Et le plus grand changement demeure en premier lieu l’accélération de la digitalisation des événements. La plateforme Zoom, propulsée en tête de l’échappée, durant le confinement, enregistre notamment une croissance de 78% de son chiffre d’affaires annuel par rapport à celui de l’année dernière, et est certainement l’exemple le plus significatif.
Bien entendu, les réseaux sociaux ne sont pas laissés dans le fossé et ont vu leur engagement croitre de 61% avec en tête Whatsapp à + de 40 % en moyenne. En somme, pour contourner les nouvelles contraintes posées par la pandémie, le marché événementiel a dû faire preuve de créativité et développer de nouvelles offres de services digitalisés collaboratifs - visio conférences, applications, live - qui formeront les stratégies événementielles d’aujourd’hui. Et surtout de demain.