Séminaire digital : 10 erreurs à éviter
Avec la situation sanitaire actuelle, les séminaires digitaux sont plus que jamais sur le devant de la scène. Mais savez-vous comment en organiser un ? Pour vous aider dans la création de cet événement, voici 10 erreurs facilement évitables.
1. Mal répartir le temps de parole durant un séminaire digital
Durant un séminaire digital, le risque est de ne pas assez engager les participants. Cela peut être dû, entre autres, à une mauvaise répartition du temps de parole. Vous devez laisser de l’espace aux salariés qui participent à cet événement digital. Que ce soit via des questions dans le chat ou des interventions orales, vous devez les impliquer en les faisant participer. En distanciel, certains ont tendance à plus s’effacer. Il est donc nécessaire de cibler à l’avance les personnes qui pourraient avoir plus de mal à s’imposer et de les inciter à participer. Afin d’inclure tout le monde, vous pouvez organiser des activités de groupe en mélangeant les services. Ainsi, on se rapprochera plus d’un team building. Mais il existe de nombreuses thématiques que vous pouvez assigner à votre séminaire digital, par exemple des conférences liées à votre démarche RSE.
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2. Ne pas prendre en compte la vie personnelle de vos employés
Afin de préparer au mieux votre séminaire digital, vous devez sélectionner le bon créneau horaire. Dans un contexte de télétravail où la vie du bureau déborde déjà énormément sur la vie personnelle, il est important de ne pas amplifier ce phénomène. Plutôt que d’organiser cet événement d’entreprise le soir, réservez une journée complète à ce séminaire. Vos employés vous seront reconnaissants de ne pas les empêcher de profiter de leurs familles. Pour que cela n’impacte le travail de personne, informez les participants à l’avance afin de leur laisser le temps de planifier leurs tâches.
Allégez la semaine de travail et ne prévoyez pas de gros rendez-vous à ce moment-là. Pour être sûr que le plus de personnes répondent à l’invitation, évitez également d’organiser cet événement lors des mois d’été où les congés de vos salariés s’enchaînent. Vous pouvez par exemple décider de l’organiser à la rentrée, afin de démarrer l’année du bon pied, ou à l’occasion d’une date marquante pour votre entreprise, comme son anniversaire.
3. Vouloir trop en faire pour votre premier séminaire digital
Pour un premier séminaire d’entreprise, on a souvent envie de voir les choses en grand. Mais prévoir trop d’activités risque d’épuiser vos employés et de les lasser. Il faut donc trouver le bon équilibre afin qu’ils ne décrochent pas lors de cette journée. Pour cela, vous pouvez mixer les animations plus passives comme une conférence avec d’autres plus actives, telles qu’un brainstorming ou un jeu d’équipe dans le cadre d’un team building. Ainsi, l’attention des participants sera sollicitée, tout en leur laissant des moments de "répit". Prévoyez également des pauses au milieu de la journée pour leur laisser le temps de s’aérer l’esprit.
4. Ne pas tester le matériel à l’avance
Un des plus gros risques avec un séminaire digital est le mauvais fonctionnement du matériel. Le son qui grésille ou une image floue peuvent facilement déconcentrer les participants. Pour éviter ces problèmes, pensez à tester votre matériel à l’avance. Avec les autres organisateurs, préparez une session test dans les jours précédant votre événement pour s’assurer de son bon déroulement. N’oubliez pas non plus qu’un trop grand nombre de connexions à un même serveur peut ralentir la vitesse du trafic. Pour les interventions qui risquent de faire participer beaucoup de monde, comme des activités de groupe, créez des canaux séparés. Afin de rendre cela plus clair, prévoyez en amont un document pour chaque participant avec le planning de la journée et les liens de connexion.
5. Bâcler un PowerPoint
Pour introduire votre séminaire digital - et tout au long de la journée - votre présentation va être guidée par un PowerPoint. Ce support visuel doit être travaillé et dynamique pour capter l’attention des participants. Vous pouvez ainsi y inclure de la vidéo, plus impactante que les photos, ou même de l’humour, via des GIF notamment. Cela va spécialement fonctionner dans le cadre d’un team building, où la bonne humeur est au rendez-vous. Dans tous les cas, les émotions sont un bon moyen de séduire une audience et de l'amener à s'intéresser à votre contenu. Pour une belle présentation, vous pouvez vous tourner vers des outils comme Canva ou SlidesGo qui rendent facile la création de visuels professionnels grâce à des templates. Bien évidemment, rien ne vous empêche de travailler avec une agence événementielle qui vous aidera à planifier cette journée et à créer les outils de communication, dont ce PowerPoint, les plus adaptés.
6. Négliger la qualité du matériel
Comme expliqué plus tôt, la qualité de l’enregistrement de votre séminaire digital va influer sur le degré d’attention des participants. Il est donc nécessaire de bien s’équiper avec du matériel de qualité. Si niveau vidéo, vous devez souvent vous contenter de la qualité de votre webcam, il existe d’autres alternatives, comme celle d’une petite caméra ou même d’un bon smartphone. Côté son, vous pouvez améliorer sa qualité avec un petit micro-cravate. Investir peut être intéressant si vous souhaitez organiser régulièrement des événements digitaux. Sinon, une agence événementielle peut se charger de louer pour vous le matériel nécessaire. Faire appel à ce type de professionnels vous permettra de gagner en qualité sur l’ensemble de votre événement, que ce soit sur la technique ou sur l’organisation et la communication.
7. Mal choisir sa plateforme pour un séminaire digital
Afin de diffuser votre séminaire digital, vous vous devez de sélectionner une plateforme adaptée. Zoom, Teams, Skype… Avec les confinements et le télétravail, les outils de visioconférence se sont énormément démocratisés. Votre entreprise a certainement sa préférée et c'est sur cette dernière que vous devriez vous baser. En effet, vos employés seront plus habitués à cet outil et y seront donc plus à l’aise. Cette aisance se retrouvera dans leur dynamisme lors de l’événement. Les participants auront plus de facilités à se connecter, vous aurez moins de problèmes liés à la prise de parole, comme une personne qui n'arrive pas à activer son micro par exemple. Vos intervenants externes à l’entreprise doivent également être à l’aise avec cette plateforme. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez les inviter à une session test, comme celle proposée plus haut. Ainsi, vous pouvez être sûr que tout se déroulera pour le mieux le jour J.
8. Arrêter la communication à la fin de votre séminaire digital
Que ce soit en amont ou après votre séminaire digital, vous allez devoir communiquer sur cet événement. Avant, cela va permettre d’informer au mieux tous les participants sur son existence, notamment avec la ou les dates choisies, mais aussi sur son utilité, avec les thématiques qui y seront abordées par exemple. Ce planning complet sera utile à vos employés tout au long du séminaire digital. Afin de maximiser au mieux la communication sur cet événement fort de votre entreprise, il est également important de communiquer sur le long terme. Suite à ce moment, vous pouvez publier un compte rendu en interne, en n’oubliant pas de remercier tous les participants, y compris les intervenants externes s’il y en a. Il est aussi possible de communiquer sur vos réseaux sociaux, notamment LinkedIn à propos de ce séminaire digital. Vous montrerez ainsi à votre communauté les initiatives que vous prenez en interne, ce qui est utile dans le recrutement de nouveaux partenaires.
9. Ne pas prévoir d’interactions entre participants
Afin que ce séminaire digital se déroule au mieux, il faut s’assurer de la bonne communication entre les participants. Vous pouvez ainsi organiser des activités de groupe qui impliquent d'interagir avec ses collègues. Cela peut prendre la forme d’une activité de team building digital, d’un brainstorming ou même d’une table de discussion au thème libre. Afin que tout le monde se sente à sa place, pensez à prévoir une activité adaptée aux capacités de tous les participants, notamment en matière de matériel et de qualité de la connexion. Sans ces interactions, les acteurs de votre séminaire digital risquent de devenir passifs et de se désintéresser de la thématique. En marge des activités planifiées, vous pouvez proposer aux personnes travaillant seules chez elles de déjeuner ensemble, via écrans interposés. Cette pause moins formelle sera l’occasion d’échanger sur des sujets qui n’ont pas forcément trait à votre entreprise. C’est aussi ainsi que se créent des liens ! Et des employés qui s’entendent bien sont des salariés plus productifs.
10. Vous limiter à l’écran de votre ordinateur
Organiser un séminaire à distance ne veut pas forcément dire se cantonner au digital. Incorporer une dimension physique constitue un événement phygital qui apporte du dynamisme à la journée. On va par exemple demander aux participants d’utiliser leur environnement lors d’activités de team building. Il est également possible de mettre en place des livraisons de petit déjeuné ou de repas afin de jouer sur les sens. En effet, le marketing sensoriel - qui exploite le goût, l’odorat, l’ouïe, la vue ou même le toucher - aide à créer de la mémorisation et à ancrer un événement dans l’esprit des participants. Les portages peuvent également être réalisés dans le cadre d’une animation, si cette dernière requiert du matériel particulier par exemple. En bref, laissez parler votre imagination pour mettre en place un séminaire digital qui vous ressemble.
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