Événementiel : digitaliser son événement
Qui a dit que digital et événementiel ne faisaient pas bon ménage ? Nous vous prouvons ici qu’il n'est pas si compliqué de digitaliser son évènement et que cela vous permet même de faciliter vos démarches !
Une des grosses tendances de l’événementiel pour 2020 est la digitalisation. À l’heure où nous passons plus de temps à dialoguer via nos smartphones qu’en face à face, les agences événementielles ne peuvent plus passer à côté du digital. Que ce soit dans nos vies personnelles ou professionnelles, nous passons la majeure partie de notre temps devant un écran.
Il est devenu naturel pour beaucoup d’entre nous de prendre en photo tout ce que l’on voit, d’envoyer des messages sur 30 conversations en même temps ou de s’organiser grâce à un agenda en ligne. Bref, les nouvelles technologies font partie de notre quotidien. Incorporer la technologie à son événement n’est pas si compliqué quand on connaît quelques petites astuces. Aujourd’hui, nous vous livrons donc nos petits secrets pour digitaliser un événement.
Digitaliser la communication de son événement
Quand on parle de digitaliser un événement, on ne fait pas seulement référence au moment en lui-même. Il est également nécessaire de penser à “l’avant”. En effet, dès la conception, il est possible de penser à une dimension digitale. Vous pouvez par exemple choisir de créer un site web dédié à l’événement.
Cela vous permettra de communiquer sur votre événement mais aussi de rendre public son programme ou tout simplement d’indiquer des informations pratiques à vos invités. Cela facilitera donc grandement l’organisation de ce moment. En effet, il est plus facile de retrouver un site web que d’avoir à chercher parmi une centaine de mails pour connaître le programme d’un événement.
Néanmoins, créer un site web n’est pas la seule façon de communiquer digitalement sur son événement. Si ce dernier est ouvert au grand public, alors vous pouvez très bien créer un événement Facebook dédié. Cela permettra aux personnes que vous prospectez d’indiquer s’ils sont intéressés ou non. De plus, leurs amis verront leur réponse et seront eux aussi susceptibles de répondre présents ! Créer un événement sur Facebook permet également d’envoyer des notifications aux internautes, pour rappeler de prendre ses billets par exemple.
Pour rester sur les billets d’entrées, le digital aide grandement à leur distribution. En effet, il existe aujourd’hui des dizaines de plateformes dédiées à la question. Les plus connues sont certainement TicketMaster, Digitick ou encore Yurplan. Mais il en existe de nombreuses autres, une agence événementielle saura vous diriger vers la plus pertinente pour votre projet. Il est très simple de les utiliser et elles permettent de se rendre facilement compte du nombre de participants à un événement.
Intégrer le digital à son événement
Maintenant que votre événement est lancé et que toutes les places sont vendues, il est temps de s’intéresser aux animations digitales. Elles sont nombreuses mais ont toutes en commun d’utiliser les nouvelles technologies et d’être interactives. Grâce à elles, on va pouvoir créer un véritable univers qui appelle au partage. Pour vous guider dans la jungle de l'événementiel, nous vous proposons une liste, non exhaustive, d’animations qui incluent du digital.
La réalité augmentée en événementiel
L’utilisation de la réalité augmentée en événementiel permet d’apporter des informations via le digital. En effet, elle se sert d’éléments déjà existants et en ajoute d’autres qui sont digitaux. Grâce à cela, une personne pourra interagir avec le digital. Si vous n’avez pas tout compris, laissez-nous vous donner un exemple. Avez-vous déjà testé ces applications qui permettent de se prendre en vidéo et d’ajouter du maquillage sur notre visage afin de tester les produits ?
Eh bien c’est cela qu’on appelle la réalité augmentée. Elle peut rester de l’ordre du gadget, comme c’est le cas pour les filtres Snapchat et Instagram ou alors prendre des proportions gigantesques. Le mapping est certainement une des applications les plus impressionnantes de la réalité augmentée.
Ce procédé consiste à projeter des animations sur des bâtiments afin de donner l’illusion qu’ils s’animent. La réalité augmentée est donc le parfait moyen de créer des animations événementielles impressionnantes.
Le community wall pour votre événement digital
Un community wall est un écran interactif qui va afficher des messages durant votre événement. Si une photo, une vidéo ou un texte est publié sur les réseaux sociaux et que votre entreprise est mentionnée alors ce contenu sera partagé sur le community wall. Il est également possible de mettre en place ce dispositif via un hashtag dédié. Cela permet d’inciter les invités à publier du contenu en ligne durant l’événement pour apparaître sur le mur.
Cette animation va ainsi créer de la visibilité pour votre entreprise sur les réseaux sociaux. De plus, vous pourrez aussi faire s’afficher les messages de vos partenaires sur le community wall.
La réalité virtuelle, tendance de l'événementiel
Après la réalité augmentée, place à la réalité virtuelle ! Vous avez sûrement déjà entendu parler de cette animation digitale puisqu'elle fait partie des grandes tendances de l’événementiel. La première utilisation à laquelle on pense quand on évoque la réalité virtuelle est souvent l’univers des jeux vidéo.
Mais les possibilités ne s’arrêtent pas là ! Grâce à un casque de réalité virtuelle et à un ordinateur, on peut créer un véritable univers dans lequel on va plonger les invités présents à l’événement. Il est par exemple possible de faire visiter un endroit à celui qui porte le casque, comme un appartement si vous êtes agent immobilier. Si vous organisez une conférence et que certaines personnes ne peuvent pas être présente, vous pouvez également les faire participer via réalité virtuelle.
Le live au coeur de votre événement digital
Une des grosses tendances en termes de digitalisation est le live. Il n’y a qu’à voir le succès de la plateforme Twitch pour le comprendre ! Une retransmission vidéo de votre événement permet de toucher une cible qui n’a pas pu se déplacer ou que vous n’aviez pas la place d’accueillir. On retrouve beaucoup ce format pour les conférences de presse ou les talks. Pour une soirée, il sera moins adapté. Vous pouvez choisir de diffuser votre live sur un site web dédié à l’événement ou bien sur les réseaux sociaux. Instagram, Facebook, Twitter, possèdent tous leur propre version de ce dispositif. De plus, il est possible pour les internautes d'interagir via le live pour poser des questions par exemple. On crée ainsi une véritable discussion à distance.
Comment communiquer digitalement sur votre événement ?
Votre événement est terminé, tout c’est passé pour le mieux et vos invités sont ravis. Mais ce n’est pas pour autant que tout est fini! Le digital vous est toujours utile sur la partie “après”. Vous allez pouvoir continuer de communiquer autour de votre événement sur les réseaux sociaux. Tout d’abord, il est indispensable de relayer les contenus partagés durant ce moment, comme les stories Instagram par exemple.
Il est également important de garder le contact avec vos invités. Vous pouvez par exemple leur envoyer une newsletter récapitulative de l’événement en les remerciant de leur présence et en partageant les meilleures photos de ce moment. Pour un événement interne à l’entreprise, vous pouvez passer par des outils de communication internes tels que Slack ou encore des écrans présents dans vos locaux.
Pour faire un bilan de votre événement, vous pouvez également réaliser une vidéo durant ce dernier. Avec un bon montage, de belles images et une musique pertinente, la vidéo sera dynamique et permettra à vos invités de se remémorer ce moment. Les after movies sont par exemple très populaires pour les festivals ! Néanmoins, produire une vidéo demande quelques connaissances techniques. Vous pouvez déléguer cette tâche à une agence événementielle.
Si vous possédez un blog, écrire un article résumant le déroulé de votre événement peut être un bon moyen de créer du contenu digital. Cet article pourra par la suite être partagé sur vos réseaux sociaux, notamment Facebook et LinkedIn. Ce sera l’occasion de montrer à vos clients et prospects ce dont vous êtes capable. N’oubliez pas de mentionner vos partenaires en les taggant dans ces posts.
Un bon moyen de garder du lien avec ses invités est aussi de leur offrir des goodies. Là encore, le digital a un rôle à jouer ! Nous possédons quasiment tous un smartphone ou un ordinateur et les cadeaux en rapport avec ces deux outils nous font toujours plaisir. Que ce soit des écouteurs, une bague pour téléphone ou n’importe quel autre petit accessoire. Vous pouvez les faire floquer avec votre logo pour plus de personnalisation.
Que retenir pour votre événement digital ?
Grâce à ces quelques conseils, vous avez maintenant compris qu’il relativement facile de digitaliser son évènement. Que ce soit avant, pendant et après, les nouvelles technologies ont beaucoup à vous apporter. Lorsque vous faites la promotion de ce moment, le digital va vous permettre de simplifier votre démarche mais aussi d’aller chercher de nouveaux prospects.
Durant l’événement en question, des animations digitales seront le bon moyen de plonger vos invités dans votre univers mais aussi de les impressionner. Enfin, vous pouvez vous servir d’outils digitaux pour continuer l’expérience à la fin de l’événement. Bref, créer une expérience de A à Z grâce au digital permet de se faciliter la tâche. Si vous ne savez pas par où commencer, demandez l’aide d’une agence événementielle.