Organiser rapidement un événement

Le confinement a pris fin pour 66 millions de Français. Mais ce n’est pas pour autant que l’activité événementielle va connaître un retour à la normale. En effet, les rassemblement de plus de 5 000 personnes sont interdis avant septembre et ceux de plus de 10 personnes restent pour le moments impossibles.

Mais la situation peut évoluer très vite. Vous devez donc rester réactifs pour pouvoir prévoir très rapidement un retour à la normal quand le gouvernement autorisera de nouveaux les rassemblements. Organiser un événement demande du temps et de l'énergie, surtout s’il est réalisé dans des délais très courts. découvrez nos conseils pour organiser rapidement un événement. Mais ne l’oubliez pas : nous allons devoir respecter les gestes barrière et vivre avec le virus pendant encore quelques mois.

Réaliser une veille active

Pour être préparé à mettre très rapidement en place un événement, vous devez être au point sur les dernières tendances. Réaliser une veille active pour permettra de gagner en rapidité au moment de décider d’un thème, d’animations ou même des boissons qui seront mises à disposition de vos invités. Au plus vous êtes au courant de ce qui se fait de mieux, mais également des acteurs du marché, au plus vite votre événement pourra être mis en place.

Vous pouvez également profiter des moments où aucun événement n’est prévu pour commencer à réfléchir aux prochains. Pendant toute cette période de post confinement, et avant le retour des grand événements en septembre, vous pouvez commencer à élaborer vos prochaines scénographies, mais aussi à contacter les bons prestataires. Vous avez plus de temps pour préparer votre retour sur la scène de l’événementiel, alors profitez en.

Mais pour réaliser une veille efficace, il faut se munir des bons outils. Pour être au courant des dernières tendances, vous devez suivre des blogs parlant d’événementiel mais aussi effectuer une veille sur les réseaux sociaux. Sur LinkedIn, par exemple, on trouve de nombreux contenu parlant d’événementiel.

Vous pouvez également en profiter pour élargir votre cercle professionnel en créant de nouvelles relations. Vous avez également la possibilité de vous abonner à des hashtag ou encore à des thématiques. Renseignez-vous pour trouvez les groupes les plus adaptés aux types d’événements que vous souhaitez organiser. Une autre solution est de s’abonner à plusieurs newsletter. cela vous permettra de recevoir les informations directement dans votre boîte mail ! Les flux RSS permettent également de mettre cela en place. En bref, renseignez-vous, soyez curieux et pensez à noter les bonnes idées dans un document spécial. Cela pourra toujours vos resservir plus tard !

Faire appel à des prestataires que vous connaissez déjà

Pour organiser un événement rapidement, le mieux est de faire appel à des prestataires que vous connaissez déjà. Qu’ils soient traiteurs, DJ ou encore ingénieurs du son, ils seront à même de travailler efficacement avec vous. En effet, il est toujours plus simple de collaborer avec des personnes qui connaissent vos méthodes de travail. Vous pourrez tomber d’accord sur les éléments à mettre en place plus rapidement.

De plus, si vous leur faites confiance, vous n’aurez pas à vous soucier de l’adéquation de leurs propositions et pourrez donc vous concentrer sur d’autres tâches qui doivent être réalisées rapidement. Rechercher de nouvelles personnes ne vous fera que perdre du temps qui pourrait être investi autrement. Bien évidemment, si vous n’étiez pas satisfait de leurs dernières prestations, vous pouvez choisir de sélectionner d’autres personnes. Dans ce cas-là, profitez de votre temps de veille pour vous renseigner sur les meilleures solutions.

En outre, afin de pouvoir retravailler avec des prestataires, il est important de garder de bonne relation avec eux. Pensez donc à entretenir votre lien, même en période de confinement. Cela peut passer par les réseaux sociaux, mais aussi par des newsletters. Il est très important d’entretenir des bonnes relations avec ses partenaires afin de travailler plus efficacement. Cela vous permettra également de vous tenir au courant de leurs dernières nouveautés, comme un cocktail inédit dans le cadre d’une collaboration avec un barman par exemple. Cela vous permettra de prendre des décisions plus rapidement quant à ce que vous souhaitez proposer à vos invités lors de votre événement.

Le but est avant tout de gagner du temps, spécialement quand les délais sont très courts. Des personnes qui connaissent vos goûts et votre cible pourront vous faire de meilleures recommandations. Il en va également de même pour les lieux que vous souhaitez louer. L’étape du repérage peut être très longue, il faut donc gagner du temps.

Utiliser les bons outils pour s’organiser

Afin de mettre rapidement en place un projet, y compris un événement, vous avez besoin de bien vous organiser. Pour cela il existe différents outils. En effet, on trouve aujourd’hui de nombreux logiciels et plateformes qui permettent de faire de la gestion de projet. Le plus populaire est très certainement Trello.

Grâce à lui, vous pouvez créer différents tableaux sous forme de to-do lists. Cela va vous permettre de compartimenter vos différentes tâches pour être sûr de ne rien oublier. Dans la précipitation, il nous arrive souvent d’oublier de petits détails, mais en événementiel cela peut avoir de grosses conséquences. Sur Trello vous pouvez classer vos tâches par catégories (animation, nourriture…), mais aussi par deadlines (pour mardi, pour jeudi, pour dans deux semaines…). Cela vous permet de personnaliser votre emploi du temps. De plus Trello peut être associé à des outils tels que Slack pour plus d’efficacité.

Mais il existe de nombreux autres outils pour améliorer la gestion de vos projets. Monday par exemple permet à toute une équipe de gérer plusieurs travaux à la fois. Vous pouvez créer des tableaux, mais aussi des sous catégories, des listes de tâches avec des deadlines, attribuer des missions à certaines personnes ou encore mettre en place de bouton pour que chacun valide ses tâches au fur et à mesure. De plus, dès qu’une mission vous concernant est terminée, vous recevez une notification pour pouvoir avancer dans votre projet. Vous pouvez même transmettre des documents que tout le monde peut consulter. Bref, cet outil est 100% personnalisable et vous pouvez l’utiliser pour tous vos projets qu’ils concernent l’événementiel ou non.

Prévoir un plan de communication engageant

Si vous devez prévoir un événement très rapidement, il va falloir adapter votre plan de communication. En effet, vous voulez que vos invités soient au courant et puissent noter la date dans leur agenda. Pour cela, une des méthodes les plus simples est de passer par les réseaux sociaux. Il n’y a que très peu de délais de production et vous pouvez cibler directement certaines personnes (par message privé par exemple).

Pour gagner du temps, faites simple, mais efficace. Ne perdez pas de temps à mettre en place une campagne très élaborée qui demande beaucoup de production (shooting photo, grande illustration…). N’ayez pas non plus peur de décrocher votre téléphone ! Grâce à un appel, vous pourrez faire passer plus rapidement votre message et il est plus facile de convaincre quelqu’un en lui parlant que via un post sur les réseaux sociaux.

Pour être efficace, votre plan de communication doit être engageant. Pour faire parler de votre événement et gagner en visibilité, vous pouvez par exemple organiser un concours pour faire gagner des places à votre soirée. Dans les conditions, vous pouvez demander aux participants de partager votre post en story, si cela se passe sur Instagram.

Cela vous permettra de gagner en visibilité, car les amis de vos abonnés vont voir cette publication et seront peut-être intéressés. Vous connaissez le dicton : les amis de mes amis sont mes amis ! Mais pour être sûr d’être efficace, il faut également frapper fort. Parfois, les publications efficaces ne sont pas les plus impressionnantes en termes de graphisme, mais celles dont le concept est très intéressant. pensez à demander conseil à une agence événementielle pour mettre votre stratégie de communication en place. De plus, c’est souvent dans ces moments-là que la publicité digitale se révèle très efficace.

Vous pouvez ainsi décider de sponsoriser vos posts sur les réseaux sociaux ou encore de faire appel à des influenceurs qui vont parler de votre événement. Cela sera très utile pour gagner rapidement en visibilité.

Faire appel à une agence événementielle

Le plus simple pour organiser rapidement un événement est de faire appel à des professionnels. Une agence événementielle saura vous donner tous les conseils nécessaires pour organiser rapidement une soirée ou un lancement de produit. En effet, les process sont déjà mis en place et ils connaissent de nombreux prestataires.

Ce sont donc les personnes les plus appropriées pour vous aider dans l’organisation de ce type de moment. Que ce soit pour un événement interne (comme un team building pour fêter la fin du confinement) ou externe, ils ont l'habitude de s’occuper de ce genre de situations. En déléguant l’organisation de votre événement, vous aurez plus de temps à consacrer à la communication autour de ce dernier. De plus, ce n’est pas parce que vous organisez un événement que toutes vos autres tâches sont en stand-by. L’événementielle demande du temps et de l'énergie, surtout quand on opte pour ce type de communication à la dernière minute. Une agence événementielle sera donc l’entité la plus adaptée à vos besoins.